Numeración de facturas en Dolibarr: series y VeriFactu

Dolibarr numera las facturas de forma automática y correlativa dentro de cada serie, según el modelo y la máscara de numeración que tengas configurados. El número se asigna al validar la factura y, a partir de ahí, ya no cambia. Puedes trabajar con varias series a la vez, con prefijos y contadores propios. Y si algo sale mal, la salida nunca es renumerar: es una rectificativa.

Series y numeración de facturas en España

La normativa de facturación exige que las facturas se numeren de forma correlativa dentro de cada serie. Una serie es un criterio que agrupa documentos bajo un mismo prefijo; por ejemplo, puedes tener F2026 para las ordinarias, A2026 para las simplificadas o tickets y R2026 para las rectificativas. Lo habitual es separar series por tipo de documento y, si el volumen lo pide, por actividad o ejercicio. Nunca mezcles presupuestos y proformas con facturas: una proforma no es una factura y no debe ocupar un número de tu serie de facturación.

Cómo configurar la numeración y las series en Dolibarr

En Dolibarr la numeración es automática y configurable. Se define en los ajustes del módulo de Facturas, en el bloque de numeración, donde eliges el modelo y la máscara. La máscara combina texto fijo, variables de fecha y contadores; un patrón del tipo {yy}{mm}{0000} genera números con año, mes y un contador de cuatro dígitos. El número se asigna al validar la factura, no al crear el borrador, así que puedes revisar el documento con calma antes de que consuma número.

También puedes trabajar por series y separar contadores por entidad, útil si gestionas varias sociedades. Lo importante es decidir el criterio antes de emitir: qué series existen, cómo se llaman y cuándo se usa cada una.

Cambiar la configuración no renumera lo ya emitido

Puedes cambiar el modelo, la máscara o el prefijo en cualquier momento, pero esos ajustes solo afectan a las facturas nuevas. Las ya emitidas conservan su número para siempre. Por eso conviene pensar la numeración al empezar y no improvisarla cada trimestre.

¿Se puede cambiar el número de una factura ya emitida?

No. Una factura validada no se borra ni se le cambia el número, y no es un capricho de Dolibarr: la normativa no lo permite. El número forma parte de la serie correlativa, que tiene que poder justificarse, así que queda fijado desde la emisión. En Dolibarr lo verás claro: su numeración ya no admite cambios.

Si necesitas corregir algo de una factura ya emitida (importe, NIF, fecha), la vía es una rectificativa y, según el caso, una factura de sustitución. Nunca tocar el número original.

Qué pedirá VeriFactu (RD 1007/2023) a tu numeración

Cuando VeriFactu sea obligatorio, tu sistema tendrá que generar un registro de facturación por cada factura, con su huella encadenada y su QR. Ese registro incluirá el número de la factura y, en su caso, la serie. Una vez generado, no se modificará: la huella lo enlaza con el registro anterior y esa cadena es la garantía del sistema. Una numeración limpia, sin duplicados ni saltos raros, te evitará problemas cuando llegue VeriFactu.

Ojo con una confusión habitual: VeriFactu no es la factura electrónica. VeriFactu es el registro de facturación (huella y QR); la factura electrónica B2B es otra cosa, la de la Ley Crea y Crece. Y no se remitirá cada factura a la AEAT: la remisión solo se producirá si operas en modo VERI*FACTU.

En modo no VERI*FACTU no se enviará nada: los registros se quedarán en tu sistema con su huella y su QR.

Otro matiz: si llevas tus libros por la Sede electrónica (SII), quedarás fuera del ámbito de VeriFactu. Y al SII también se puede entrar de forma voluntaria.

¿Cuándo llegará? VeriFactu todavía no es una obligación. Según el calendario del RDL 15/2025, será obligatorio para las sociedades antes del 1 de enero de 2027 y para el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. Tienes las fechas repasadas en VeriFactu: plazos para autónomos y sociedades.

Errores típicos al numerar facturas en Dolibarr

Los más habituales:

• Duplicados al clonar o importar una instalación. Los contadores viajan con la copia y puedes acabar con dos facturas con el mismo número.
• «La numeración volvió a cero». Los contadores pueden ir por entidad o por ejercicio; si cambias de entorno, revisa por dónde va cada serie antes de seguir emitiendo.
• Huecos por pruebas. Facturas de prueba validadas en la serie real dejan huecos que luego hay que explicar. Usa una serie aparte para las pruebas.
• Cambiar de serie a mitad de ejercicio. Se puede, pero pide coherencia: un motivo claro y sin tocar lo ya emitido.
• Acumular series sin criterio. Cuantas más series, más fácil perder la correlación. Abre una solo si puedes explicar para qué.
• Usar una proforma como factura. La proforma no es una factura ni debería consumir números de tu serie de facturación.

Tienes más casos en errores frecuentes al preparar VeriFactu en Dolibarr.

Qué hacer si ya has emitido una factura con un número mal

La regla es simple: no toques lo emitido. No borres la factura, no edites el número y no busques atajos por debajo del sistema: acabarás con una numeración imposible de justificar.

• Número duplicado: revísalo con tu asesoría antes de emitir nada nuevo. Hay que decidir qué documento se corrige y en qué orden.
• Datos incorrectos: emite una rectificativa y, si el caso lo pide, una factura de sustitución.
• Serie descuadrada: documenta qué provocó cada hueco o salto (pruebas, migración, cambio de criterio) para poder explicarlo más adelante.

Si quieres el paso a paso para rectificar bien, lo tienes en cómo anular una factura validada en Dolibarr.

Cómo prepararte. Revisa tu numeración actual antes de que VeriFactu sea obligatorio: comprueba que no haya duplicados, entiende los huecos que ya tengas y decide cuántas series necesitas y con qué criterio. Después, ajusta la configuración en Dolibarr y deja el criterio por escrito. Dos recursos útiles: la checklist de preparación de VeriFactu y el módulo VeriFactu para Dolibarr. En EasySoft Tech S.L. somos los fabricantes del módulo y firmamos la declaración responsable del RD 1007/2023.