Adeudo SEPA devuelto en Dolibarr: cómo recuperar el cobro

Cada mes giras una remesa y una parte vuelve con un código de cuatro caracteres y un importe que no ha entrado. En Dolibarr la factura sigue como cobrada, el cliente no ha pagado y toca decidir si esto es un impago o un recibo fallido. Esta guía va de ese momento: deshacer el cobro, dejar la cuenta como está de verdad y volver a girar el recibo con criterio.

Qué es un adeudo devuelto y por qué no es lo mismo que un impago

Un adeudo SEPA devuelto es un cargo que el banco del cliente rechaza y que, por tanto, nunca llega a tu cuenta. La deuda no desaparece y la factura no cambia: lo que ha fallado es el medio de cobro, no la operación.

En un impago el cliente no paga: no hay cargo ni rechazo, y el problema es de voluntad o de solvencia. En una devolución sí hubo un intento de cobro y el sistema bancario lo deshizo, casi siempre por un motivo administrativo o de saldo. Si lo que buscas es montar la domiciliación, eso está en la guía para domiciliar los recibos en Dolibarr; aquí damos por hecho que ya giras adeudos y que uno te ha vuelto.

Lo que rompe el día a día es la foto de Dolibarr: factura cobrada, pendiente cero y tu cuenta sin ingresar nada.

Los cuatro códigos que explican casi todas las devoluciones

El banco comunica la devolución con un código de motivo que decide qué haces después. Estos cuatro cubren casi todo.

• MS03: devuelto sin motivo especificado. El banco no da detalle: pregunta al cliente y revisa el mandato.
• AM04: fondos insuficientes. El cargo era correcto y la cuenta no tenía saldo en ese momento. Es el más fácil de reintentar.
• AC04: cuenta cerrada o inexistente. El IBAN ya no sirve, así que necesitas datos nuevos del cliente.
• MD01: sin mandato o mandato cancelado. El cliente retiró la autorización o nunca existió para ese acreedor. Sin mandato válido no hay adeudo que girar.

Anota el código: no es un detalle de sistema, es la diferencia entre un reintento con sentido y un segundo rechazo.

Cuánto tiempo hay: devolución técnica y reembolso del cliente

El banco del cliente puede devolver el cargo hasta cinco días hábiles interbancarios después de la fecha de liquidación en el esquema básico, SDD Core, y hasta tres días hábiles en el esquema entre empresas, SDD B2B. Son plazos de los esquemas SEPA del European Payments Council, no de tu banco.

El derecho de reembolso del deudor va por otra vía. Tu cliente puede pedir a su banco la devolución de un cargo autorizado durante ocho semanas desde la fecha del cargo, sin tener que justificar nada. Si el cargo se hizo sin autorización, el plazo se estira hasta trece meses, según el Real Decreto-ley 19/2018, arts. 48 y 49.

Qué hacer en Dolibarr cuando vuelve el adeudo, paso a paso

El primer movimiento es deshacer el pago, no emitir otra factura. La factura está bien; lo que sobra es el registro de un cobro que el banco ha revertido.

1. Elimina el pago de la factura. Entra en el registro bancario del cobro y quita ese pago. La factura recupera el saldo pendiente y vuelve a figurar como impagada. Hazlo desde el movimiento del banco, no desde la ficha de la factura.
2. Comprueba el saldo. Confirma que el pendiente coincide con el importe reclamado y que los pagos parciales cuadran.
3. Registra la comisión aparte. La comisión del banco no va dentro de la factura: se anota como gasto o como movimiento de la cuenta bancaria, nunca mezclada con el importe de la venta. Para el detalle del movimiento tienes la guía de conciliación bancaria en Dolibarr.
4. Deja la nota en la ficha del tercero. Fecha, código y motivo. El día que reclames, esa nota te dice si es la primera vez o la tercera.

Con esos cuatro pasos la foto de Dolibarr vuelve a coincidir con la del banco.

Cómo volver a girar el recibo sin repetir el error

Tres comprobaciones evitan que el segundo cargo vuelva devuelto: IBAN y mandato válidos, no repetir el cargo el mismo día ni con el mismo importe sin corregir la causa, y una fecha nueva acordada por escrito con el cliente.

El orden importa: corriges la causa, acuerdas la fecha, giras el recibo y avisas de cuándo se presenta. Con AM04 el reintento tiene sentido en cuanto haya saldo; con AC04 o MD01 necesitas antes datos o autorización nuevos. El correo donde acepta la fecha nueva es tu prueba del acuerdo.

Si el cliente vuelve a devolverlo: cuándo cambiar de medio de cobro

Dos devoluciones por el mismo motivo significan que el medio de cobro no es el adecuado. No hay una tercera intentona que arregle eso: toca pasar a transferencia o abrir la vía de la reclamación.

Cuando las devoluciones se acumulan, lo que falla no es el banco: falta que alguien mire los vencimientos todos los días. La gestión de cobros en Dolibarr es la pieza que conviene ordenar antes de que las facturas se enfríen.

Cuando el cliente deja de contestar, el camino es la reclamación de impago: plazos, intereses de demora y vía extrajudicial previa al monitorio, desarrollado en el artículo sobre impagos en Dolibarr.

¿Se le puede cobrar la comisión al cliente? (solo si el contrato lo prevé)

La comisión solo se repercute si el contrato con ese cliente lo prevé. Si la cláusula no existe, no hay base para cobrarla y discutirla cuesta más que asumirla. Si existe, documéntala con su factura, con un concepto claro y sin mezclarla con el importe de la venta original.

Preguntas frecuentes

¿Un adeudo devuelto es un impago? No. Ha fallado el medio de cobro, no la operación: la deuda sigue viva y la factura mantiene su importe.

¿Puedo volver a pasar el recibo? Sí, siempre que corrijas la causa y acuerdes una fecha nueva con el cliente. Repetirlo el mismo día sin cambiar nada lleva a la misma devolución.

¿Cuánto tarda el banco en devolverlo? En SDD Core la devolución puede llegar hasta cinco días hábiles interbancarios después de la fecha de liquidación; en SDD B2B, hasta tres días hábiles.

¿La factura sigue vencida? Sí. Al eliminar el pago recupera el saldo pendiente y vuelve a contar para el vencimiento como cualquier factura impagada.

Que el seguimiento no dependa de tu memoria

AgenticOS, de EasySoft Tech S.L., consulta las facturas vencidas de tu Dolibarr, prepara el informe semanal y redacta las reclamaciones en borrador con plazos e intereses calculados. El envío lo decide siempre una persona, y el agente se identifica como IA en la primera interacción.

Si necesitas reclamar por escrito, tienes la carta de reclamación de impago lista para adaptar. La página de gestión de cobros con Dolibarr explica con más detalle cómo encaja todo esto en tu instalación.