Conciliación bancaria en Dolibarr: cómo cuadrar el banco

¿Tienes facturas que aparecen sin pagar aunque el cobro ya está en el banco? ¿El saldo no cuadra con el extracto? La respuesta corta: importa el extracto en el módulo Bancos/Cajas de Dolibarr, abre la cuenta y usa la acción Conciliar para vincular cada movimiento con su pago. Al conciliar el cobro de una factura de cliente, la factura queda marcada como pagada. Sin rellenar nada dos veces y con el banco cuadrando.

Qué es la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es el proceso de comparar los movimientos del extracto del banco con los registrados en tu sistema para que coincidan. Tu banco y tu ERP deben contar la misma historia: si el banco registra un cobro de un cliente, Dolibarr debe mostrar ese cobro conciliado y la factura como pagada. Si el banco registra una comisión, en el ERP también debería haber un movimiento que la refleje.

Cuando este proceso se descuida, aparecen los problemas típicos:

• Facturas que parecen impagadas aunque el cobro ya entró.
• Saldos de caja que no cuadran con el extracto.
• Cierres contables con discrepancias que nadie sabe explicar.

La buena noticia: en Dolibarr es sencillo y no hay que rellenar nada a mano.

Cómo importar el extracto bancario en Dolibarr

El módulo Bancos/Cajas, el módulo financiero de Dolibarr, es donde viven las cuentas bancarias, las transacciones y la importación de extractos.

1. Activa el módulo y configura las cuentas bancarias de tu empresa (operaciones, impuestos si los usas, etc.).
2. Descarga el extracto de tu banco: un archivo con fechas, conceptos e importes, aunque cada entidad usa su propio formato.
3. Importa el extracto en la cuenta correspondiente. Dolibarr usa formatos de importación configurables, así que puedes adaptar el mapeo de columnas (fecha, etiqueta, importe) al archivo de tu banco.
4. Revisa la previsualización: fechas correctas, importes con el signo adecuado, entradas y salidas bien distinguidas.

El registro manual, para lo que no viene en el extracto

No todos los movimientos están en el extracto ni todos los extractos se importan limpios. Para apuntes sueltos puedes registrar movimientos manualmente con su fecha, tipo de movimiento, etiqueta, categoría e importe. Es la salida natural para comisiones, ajustes o cobros atípicos. Lo importante es que lo que refleja el banco esté también en Dolibarr, para poder conciliarlo.

Cómo conciliar y marcar facturas como pagadas

Hay dos caminos, y conviene no mezclarlos.

Desde el banco, con la acción Conciliar:

1. Abre la cuenta bancaria donde está el movimiento.
2. Localiza el movimiento: el cobro del cliente o el pago al proveedor.
3. Pulsa Conciliar.
4. Vincula el movimiento con el pago de la factura (de cliente o de proveedor), con un gasto o con otro movimiento.
5. Confirma la vinculación. Si era el cobro de una factura de cliente, la factura queda marcada como pagada.
6. Repite con el resto de movimientos y comprueba que el saldo de la cuenta cuadra.

Desde la factura, con "Emitir pago":

La opción Emitir pago desde una factura registra el pago y lo asocia a la cuenta bancaria del ERP. Es útil cuando sabes qué factura estás cobrando sin buscarla en el extracto. Cuidado con duplicar: si el pago ya se registró desde la factura, no lo vuelvas a crear desde el banco; concílialo.

Qué vincular con cada movimiento

• El cobro de un cliente se concilia con el pago de su factura.
• El pago a un proveedor se concilia con el pago de su factura o con un gasto.
• Comisiones, intereses y ajustes se concilian como movimientos con su categoría.
• Usa las categorías con criterio: alimentan el informe mensual de entradas y salidas.

Errores típicos y cómo evitarlos

• Conciliar a ciegas. Vincular el primer apunte que "parece" la factura sin comprobar importe y fecha. Revisa siempre ambos.
• Duplicar pagos. Registrar el pago desde la factura y volver a crearlo desde el banco. Cada factura se concilia una vez.
• Importar con un mapeo mal configurado. Una columna mal asignada convierte fechas en texto o importes en valores absurdos. Revisa la previsualización.
• Olvidar comisiones y ajustes. Si el banco cobró una comisión, en el ERP también debe quedar reflejada, aunque no tenga factura detrás.
• Dejar los descuadres sin investigar. Si el saldo de Dolibarr no coincide con el del extracto, falta un movimiento o hay un importe mal mapeado. No cierres el mes sin encontrarlo.
• Acumular conciliación hasta el cierre. Hacerla cada mes son minutos; hacerla en el cierre contable son horas. Y hay más tropiezos en el cierre, como repasamos en nuestro artículo sobre los errores típicos del cierre contable en Dolibarr.

Conciliación bancaria y cierre contable

La conciliación no es solo una tarea de gestión: es la base para que el cierre contable cuadre. Con la contabilidad activada, los pagos conciliados y el resto de movimientos del banco aportan datos a los asientos, de modo que el banco puede quedar cuadrado frente al libro de IVA y a la contabilidad. El detalle exacto depende de la configuración de tu instalación, así que conviene revisar con tu asesor cómo queda cada cuenta.

Tres hábitos que te ahorrarán disgustos:

1. Concilia cada mes, aunque sean pocos movimientos.
2. Deja cero movimientos sin conciliar al final del mes.
3. Guarda los extractos y comprueba que ninguna factura cobrada sigue abierta.

Cuando llegue el cierre, el checklist de cierre contable que hemos preparado te ayuda a no saltarte ningún paso: repásalo antes de dar por cerrado el ejercicio. Si quieres que la contabilidad acompañe a la gestión, nuestro módulo de contabilidad para Dolibarr cubre esa parte.

Preguntas frecuentes

¿Cómo marco una factura como pagada al conciliar el extracto bancario en Dolibarr?

Importa el extracto, entra en la cuenta bancaria, pulsa Conciliar sobre el movimiento del cobro y vincúlalo con la factura del cliente. Al confirmar, la factura queda marcada como pagada.

¿Puedo importar el extracto de cualquier banco?

Dolibarr permite formatos de importación configurables, así que puedes adaptar el mapeo de columnas al archivo que descargas de tu entidad. Si el archivo no encaja, registra el movimiento manualmente con su fecha, categoría e importe y concílialo.

¿La conciliación genera asientos contables?

Con la contabilidad activada, los pagos conciliados y los movimientos del banco aportan datos a los asientos. El comportamiento exacto depende de la configuración de tu instalación; consulta con tu asesor cómo queda el banco frente al libro de IVA.

¿Qué hago si el importe del banco no coincide con el de la factura?

Localiza la diferencia antes de conciliar: una comisión puede ser un movimiento independiente. Solo marca la factura como pagada cuando el importe encaje.

Conciliar el banco no tiene por qué ser la tarea que temes cada mes. Con el extracto bien importado y unos minutos de conciliación, las facturas quedan pagadas donde deben y el cierre deja de dar sustos. Si quieres acompañar esa gestión de una contabilidad al día, el módulo de contabilidad para Dolibarr de EasySoft es el paso lógico: consulta la página del módulo para ver el precio y las funcionalidades.