Pago parcial en Dolibarr: cómo cobrar el saldo pendiente

Un pago parcial en Dolibarr es un cobro por un importe inferior al total de la factura. La factura no se cierra: pasa a «pagada parcialmente» y el saldo que falta sigue vivo en la ficha del tercero. Se registra como cualquier otro cobro, indicando el importe real que ha entrado en el banco o en la caja.

Qué es un pago parcial y qué cambia en la factura

Un pago parcial es el cobro de una parte del importe facturado. El cliente ingresa menos de lo que debe y tú registras exactamente lo que ha entrado. No es un abono, no es una rectificativa y no es una factura nueva: es un cobro sobre una factura que ya existe.

Al guardarlo, Dolibarr cambia el estado. Si el importe cobrado es menor que el pendiente, la factura deja de estar «sin pagar» y pasa a «pagada parcialmente». Según la versión, ese mismo estado aparece como «cerrada (pagada parcialmente)». El nombre cambia; el significado no: hay dinero cobrado, queda saldo y la factura no se puede dar por cerrada.

El saldo no desaparece de la ficha del cliente: sigue en las facturas impagadas y en el estado de cuenta del tercero hasta que lo cobres o lo canceles.

Cómo registrar el pago parcial paso a paso

1. Abre la factura. Tiene que estar validada: una en borrador no admite cobros.
2. Pulsa el botón de pago (icono de moneda o «Registrar pago», según la versión).
3. Escribe el importe real ingresado, no el total. Aquí se rompe todo cuando se rellena a la ligera.
4. Elige la cuenta bancaria o la caja donde ha entrado el dinero. Sin cuenta, el asiento no cuadra.
5. Ajusta la fecha valor al día en que llegó el dinero, no al día en que te acuerdas.
6. Guarda.

Y una regla que no se salta: nunca marques la factura como pagada a mano. Ese botón existe, pero con un cobro incompleto estás borrando la deuda del sistema. Después nadie sabe cuánto falta ni desde cuándo.

La duda que más se repite: descuento o deuda

Cuando el importe es menor que el saldo, varias versiones de Dolibarr muestran un aviso o una casilla para decidir qué hacer con la diferencia. El texto exacto cambia entre versiones: léelo antes de aceptar.

• Descuento. La diferencia se trata como un descuento concedido. La factura se cierra y el saldo desaparece. Úsalo solo si de verdad has perdonado ese importe: un rappel, un ajuste acordado.
• Deuda (dejar pendiente). La diferencia queda como saldo vivo. La factura sigue en pagada parcialmente y el cliente te sigue debiendo. Es la opción correcta en casi todos los casos: el cliente pagó una parte, no te regaló nada.

Si dudas, elige deuda. Un descuento mal aplicado cierra una factura que sigue siendo exigible y te obliga luego a emitir una rectificativa. Una deuda mal dejada deja un saldo abierto que puedes reclamar: es un problema mucho menor.

Cómo corregir un cobro metido mal

Una factura validada no se edita: ni el importe ni el estado se cambian a mano. La solución no es tocar la factura, es borrar el cobro.

Entra en la factura, abre la pestaña de pagos y elimina el pago con el icono de la papelera. Dolibarr revierte el apunte y devuelve la factura a su estado anterior. Después registra el cobro correcto con el importe y la fecha buenos. Si el error está en la factura y no en el cobro, entonces sí toca rectificativa.

Necesitas permisos para borrar pagos; sin ellos, el icono no aparece. No es un fallo: es el control que evita que cualquiera toque la caja.

Qué pasa en contabilidad

El cobro genera un asiento simple: abona la cuenta de clientes (430) y carga banco o caja (57x), solo por el importe cobrado. Si el cliente debía 1.000 y ha pagado 400, el apunte es de 400. El resto sigue en la 430 como saldo deudor.

El IVA no se mueve. El IVA repercutido se devengó al validar la factura y ya está contabilizado; un cobro parcial no genera ni devuelve cuota. Lo que falta es deuda, no impuesto.

Si llevas la contabilidad fuera de Dolibarr, exporta el asiento como siempre. Si la llevas dentro, revisa el estado de cobros antes de cerrar el periodo.

Cómo cobrar el resto

Localiza primero los saldos vivos. El informe de facturas impagadas y el estado de cobros te dan la lista con importe, fecha y antigüedad.

Reclama por escrito. Un correo sirve como primer aviso, pero una carta con los datos de la factura, el importe y la fecha pesa mucho más si el asunto escala. Tienes un modelo listo en la carta de reclamación de impago.

Y pon fecha límite. Si el saldo se retrasa, la ley fija el interés de demora en el tipo del Banco Central Europeo más 8 puntos. No es una cifra que puedas elegir a gusto: es el marco legal de la morosidad.

Si esto pasa a menudo, automatiza. Avisos por tramos de antigüedad y un listado semanal de saldos pendientes te ahorran la parte más pesada del seguimiento. Es lo que resuelve la gestión de cobros para Dolibarr de EasySoft Tech S.L., junto con el resto del circuito de cobro.

Para el contexto general, con causas, señales de alarma y formas de reaccionar, tienes el artículo sobre impagos en Dolibarr.

Por qué reclamar el saldo a tiempo es más barato

Un saldo de hace dos semanas se cobra con un correo. Uno de hace ocho meses se cobra con llamadas, reclamaciones, paciencia y, a veces, con un abogado. El importe es el mismo; el coste de perseguirlo no.

Cada mes que pasa, el deudor tiene más excusas y menos memoria, y si entra en dificultades tu factura compite con otras muchas. Por eso el pago parcial hay que dejarlo bien registrado el mismo día: no para tener la factura bonita, sino para que el saldo siga visible cuando toque reclamarlo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo marcar la factura como pagada si solo he cobrado una parte?

No. Si la marcas como pagada, el saldo desaparece del sistema y pierdes la pista de lo que te deben. Regístralo como pago parcial y deja la factura así.

¿Puedo editar una factura validada para corregir el importe cobrado?

No. Borra el cobro desde la pestaña de pagos y vuelve a registrarlo con el importe y la fecha correctos. Si el error está en la propia factura, emite una rectificativa.

¿El pago parcial cambia el IVA de la factura?

No. El IVA se devengó al validar la factura y no se modifica por cobrar una parte. Lo pendiente es deuda, no impuesto.

¿Qué hago si el cliente no paga el resto?

Reclama por escrito con la factura, el importe y la fecha, y pon un plazo. Si sigue sin pagar, aplica el interés de demora del tipo del BCE más 8 puntos y valora el siguiente paso según el importe del saldo.