Facturas recurrentes en Dolibarr: cómo facturar cada mes sin crearlas una a una

¿Facturas cada mes el mismo servicio —mantenimiento, alquiler, una cuota, una suscripción—? Dolibarr puede generarte esas facturas a partir de una plantilla recurrente. Aquí te contamos cómo funciona, qué se automatiza de verdad y qué sigue siendo tu trabajo.

Respuestas directas a lo que buscas

¿Puedo facturar automáticamente cada mes con Dolibarr?

Sí. Dolibarr incluye facturas recurrentes: creas una factura normal, la marcas como recurrente y eliges la periodicidad (mensual, trimestral, anual...). Esa factura pasa a ser la plantilla de las siguientes.

¿Se genera sola o tengo que hacer algo?

Depende del cron. Con el módulo "Tareas programadas" configurado en el servidor, Dolibarr crea la factura por sí solo. Sin cron, tendrás que pulsar manualmente el botón de generación en cada periodo.

¿La factura se envía y se cobra sola?

No. Dolibarr crea un borrador y ahí se detiene. Validar, enviar y cobrar sigue siendo un paso humano.

Qué es una factura recurrente en Dolibarr

Una factura recurrente no es un objeto especial: es una factura normal marcada como recurrente, con una periodicidad asignada. A partir de ese momento funciona como plantilla: Dolibarr copia el cliente, las líneas de servicio, las condiciones de pago y las fechas, y con ellos crea la factura del siguiente periodo.

Para crearla, entra en Facturas, abre o crea una factura, marca la recurrencia, completa las líneas (concepto, cantidad, precio, IVA) y define la frecuencia: mensual, trimestral, semestral, anual o la que necesites. También puedes fijar el día concreto de generación y una fecha de fin. La factura queda guardada sin validar, como plantilla activa.

Cómo se genera la siguiente factura

Desde la ficha de la factura recurrente activa verás las opciones de recurrencia: el botón de generar la factura siguiente —"Generar factura recurrente" o similar en la mayoría de versiones— y la posibilidad de elegir la fecha de generación. Si el cron está activo, ese proceso se ejecuta solo a la hora programada; si no, lo lanzas tú cuando toque.

La factura que se genera nace siempre como borrador: nadie la valida, la envía ni la contabiliza hasta que tú lo haces.

La automatización real: el módulo "Tareas programadas" (cron)

La recurrencia sola no dispara nada: necesita que el sistema revise periódicamente si toca generar una factura. Eso lo hace el módulo "Tareas programadas" de Dolibarr, que ejecuta tareas a intervalos regulares mediante un cron o webcron. Dicho en sencillo: un cron es un servicio del servidor que ejecuta comandos automáticamente a horas concretas.

Para que la generación sea automática necesitas:

• El módulo "Tareas programadas" activado en Dolibarr.
• Una URL de cron (o el comando correspondiente) configurada en el servidor y accesible desde él.
• El cron ejecutándose a diario —o con la frecuencia que elijas— con permisos suficientes para leer y crear facturas.

Sin cron, la recurrencia sigue existiendo, pero la factura solo se crea cuando pulsas el botón manualmente. Esa es la diferencia entre "factura sola" y "factura cuando te acuerdas".

Contratos y suscripciones: los módulos para servicios continuados

Para servicios que se mantienen en el tiempo, Dolibarr ofrece dos módulos complementarios:

Contratos. Registran que un cliente tiene un servicio vigente: fechas de inicio y fin, condiciones y avisos de caducidad. Puedes vincular las facturas recurrentes a un contrato, de modo que cada factura generada quede asociada a ese servicio.

Suscripciones. Están pensadas para cobros periódicos tipo cuota o suscripción: defines la frecuencia y de ella salen las facturas recurrentes, con avisos de vencimiento y renovación.

¿Cuál elegir? Si quieres controlar cuándo empieza y termina un servicio y recibir avisos antes de que caduque, el contrato aporta ese contexto. Si solo buscas un ciclo de facturación repetido, te basta la suscripción o la propia factura recurrente.

Errores típicos y cómo resolverlos

"Configuré la recurrencia pero no se genera sola". Es la duda más frecuente. Revisa que el módulo "Tareas programadas" esté activo, que la URL del cron sea correcta y accesible desde el servidor, que el cron tenga permisos suficientes y que la factura recurrente siga activa y dentro de su fecha de fin.

"La factura aparece pero queda en borrador". Es normal, no es un fallo: validar, enviar y cobrar siguen siendo pasos humanos, y conviene revisar el borrador antes de validarlo.

"Mi periodicidad es irregular". Si tus facturas no siguen una cadencia fija (un mes sí y dos no, vacaciones, meses sin servicio), la recurrencia no es la herramienta ideal: genera el borrador cuando toque y edítalo, o lanza la plantilla manualmente cuando la necesites.

"El importe cambia cada mes". Aquí la factura recurrente sí te ayuda: se crea el borrador con los importes de la plantilla y tú ajustas las líneas con el consumo real (cantidades, precios) antes de validar. Sigues ahorrando el trabajo de crear la factura desde cero.

Cuándo compensa usar facturas recurrentes

Con cualquier servicio periódico: mantenimiento, alquiler, telefonía, cuotas de comunidad o de asociación, hosting, software por suscripción.

El ahorro de tiempo es aproximado y depende de cada negocio, pero si facturas cada mes varios servicios fijos, dejar de crearlos uno a uno suele suponer recuperar un tiempo notable: lo que antes eran minutos de copiar líneas, precios y fechas se convierte en una revisión rápida de borradores. No te damos una cifra exacta porque cada caso es distinto, y preferimos no inventar promesas.

Buenas prácticas

• Revisa cada borrador antes de validar: cliente, líneas, importes y condiciones de pago.
• Mantén actualizado el catálogo de servicios de Dolibarr: los borradores se construyen sobre la plantilla.
• Vincula las facturas recurrentes a pedidos o contratos cuando aplique, para conservar la trazabilidad.
• Repasa una vez al mes las facturas recurrentes activas: desactiva las que ya no correspondan y actualiza las que hayan cambiado.
• Combina la recurrencia con una buena gestión de cobros, para no perder de vista vencimientos e impagos.

Recuerda además que toda factura validada debe cumplir la normativa fiscal que te aplique: en España, si emites factura electrónica, ten en cuenta los requisitos de VeriFactu o de facturación electrónica en los casos en que corresponda.

Para seguir profundizando

Si tu facturación termina en el banco, nuestra solución de gestión de cobros para Dolibarr está pensada para controlar vencimientos, recordatorios e impagos. ¿Estás evaluando si Dolibarr encaja en tu empresa? Puedes comprobarlo en un momento con nuestra lista de comprobación. Y si cobras por domiciliación bancaria, en nuestro blog explicamos cómo preparar recibos SEPA desde Dolibarr.