Impagos en Dolibarr: cómo cobrar las facturas vencidas

Dolibarr te dice qué facturas están impagadas, pero no las persigue por ti. El resultado, en muchas pymes y asesorías, es el mismo: una factura vencida hace semanas, un cliente que no ha recibido ni un aviso y el impago descubierto por casualidad al cuadrar. La buena noticia es que cobrar no depende de tener un departamento jurídico: depende de tener un proceso. Y tu ERP puede llevarlo.

El problema: Dolibarr marca la factura, pero no la persigue

Dolibarr registra el estado de cada factura (pagada, impagada o parcialmente pagada) y permite filtrar los vencimientos. Hasta ahí, bien. El salto que falta es el seguimiento: quién debe, desde cuándo y qué reclamarle.

Los recordatorios automáticos que trae de serie son limitados y, en ocasiones, poco fiables: en el propio repositorio oficial de Dolibarr hay incidencias abiertas, como la número 30771, que señala desajustes entre los días configurados para el recordatorio de impagados y el comportamiento real del CRON. Es decir: si tu proceso de cobro depende de un aviso nativo, puede fallar justo el día que lo necesitas.

Lo que la ley pone de tu parte (y que casi nadie usa)

En España, la morosidad comercial no es un asunto de buena voluntad: está regulada. La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, establece:

• Plazos de pago por defecto: 30 días en operaciones entre empresas (60 en el caso del sector público), salvo pacto expreso en contrario.
• Intereses de demora automáticos: si el deudor no paga a su vencimiento, se devengan desde el día siguiente, sin necesidad de reclamación previa.
• Indemnización por costes de cobro: el artículo 8 contempla una cantidad fija reclamable (40 € en el caso general) además de los intereses.

Traducción práctica: cuando una factura vence y no se cobra, cada día de retraso genera un derecho a tu favor. Reclamar no es un capricho de comercial agresivo: es ejercer un derecho con importes perfectamente definidos.

El proceso de cobro que funciona: la escalera

No hace falta amenazar con abogados a la primera. El cobro eficaz es escalonado:

1. Aviso amable a los pocos días del vencimiento: un recordatorio discreto («¿se te ha pasado esta factura?») resuelve un porcentaje alto de impagos. Es la reclamación más barata que existe.
2. Reclamación formal a partir de 15-30 días: carta con número y fecha de factura, importe, días de retraso, intereses devengados e indemnización por costes de cobro. Aquí el tono cambia y el contenido se apoya en la ley.
3. Última carta antes de escalar: aviso de consecuencias (suspensión del servicio, vía legal). Muchas deudas se cobran en este escalón, sin llegar a ningún juzgado.
4. Registrar el cobro cuando llega: en Dolibarr se anota el pago y el vencido se cierra. El mes siguiente empieza sin ese caso.

El fallo habitual no es la reclamación en sí, sino la constancia: sin un informe de vencidos actualizado, sin borradores listos y sin fechas, la escalera se desmonta.

Cómo lo cubre EasySoft: AgenticOS

Para ese escalón intermedio —entre «te aviso de que vence» y «te llevo a juicio»— EasySoft tiene una solución integrada en Dolibarr: gestión de cobros con AgenticOS.

• Informe semanal de vencidos: quién debe, desde cuándo y por cuánto, sin hojas de cálculo.
• Reclamaciones redactadas en borrador: con plazos e intereses calculados según la Ley 3/2004 y el tono que elijas. Tú decides qué se envía: nada sale sin tu visto bueno.
• Cierre automático del caso: cuando el cliente paga, anotas el cobro en Dolibarr y el vencido se cierra solo.

Y con la factura electrónica B2B entre empresas en el horizonte (RD 238/2026), el estado de pago de cada factura va a ganar todavía más relevancia en el día a día de la gestión. Tener el seguimiento montado antes de que sea obligatorio es, sencillamente, adelantarse al problema.

Conclusión

Cobrar tarde no es un problema de Dolibarr: es un problema de proceso. El ERP ya sabe qué facturas están vencidas; falta que alguien (o algo) dé el siguiente paso cada semana, con constancia y con la ley de tu parte.

Si quieres empezar hoy, tienes dos recursos gratuitos:

• La carta de reclamación de impago, lista para adaptar a tu primer caso.
• Si además te toca cuadrar el ejercicio con impagados de por medio, revisa los errores típicos del cierre contable en Dolibarr para que el cierre no se convierta en otro frente abierto.