Factura de anticipo en Dolibarr: guía paso a paso

Cuando cobras parte del importe antes de entregar, el flujo correcto en Dolibarr es: emites una factura de anticipo con su IVA, registras el cobro sobre ella, la conviertes en reducción futura y, al cerrar el trabajo, aplicas ese importe como descuento en la factura final. Así el cliente ve un saldo limpio y tú no tocas totales a mano.

Qué es una factura de anticipo y cuándo usarla

Es una factura real, no un documento informativo. Dolibarr distingue cuatro tipos de factura de cliente: estándar, rectificativa, abono y anticipo. Se usa cuando cobras antes de entregar: un 30% por adelantado, la primera cuota de un proyecto largo, la señal de una instalación.

No la confundas con el presupuesto: el presupuesto no es una factura y no sirve para justificar un cobro. Es una oferta, y mientras el cliente no lo acepte no hay nada que cobrar. Si trabajas con presupuestos, en el artículo sobre presupuestos en Dolibarr tienes el circuito completo, desde la oferta aceptada hasta el anticipo.

La proforma tampoco: sirve para que el cliente la enseñe a su banco, pero no devenga IVA ni entra en tu contabilidad. Una factura normal tampoco vale, porque si emites la factura completa antes de entregar estás facturando trabajo que aún no has hecho.

Con el anticipo es distinto, y aquí está el detalle que se olvida: el anticipo devenga IVA en el momento del cobro (art. 75 de la Ley 37/1992). La factura de anticipo lleva su base y su cuota como cualquier otra.

Cómo crear la factura de anticipo en Dolibarr

Hay dos caminos:

1. Desde un pedido, por porcentaje: abres el pedido, generas la factura, eliges el tipo anticipo y Dolibarr te deja indicar qué porcentaje facturas. Un 30% sobre 1.000 € son 300 € más su IVA.
2. Como factura nueva con el importe manual: creas la factura, marcas el tipo anticipo y pones solo ese importe.

Antes de la primera, decide la numeración. Conviene una serie propia para las facturas de anticipo, separada de la serie de facturas ordinarias, y que la numeración sea correlativa dentro de cada serie. Si mezclas anticipos y facturas finales en la misma serie, el día que alguien audite los números tendrá que reconstruir la historia. En numeración de facturas en Dolibarr está el detalle de cómo montar series limpias.

Revisa fecha, cliente y desglose de IVA antes de validar: una vez validada, la factura ya tiene número y no se borra.

El paso que casi todo el mundo se salta: registrar el cobro

Aquí está el fallo que más se consulta: hay que registrar el cobro sobre la factura de anticipo y convertirla en reducción futura. Sin ese pago, la reducción no aparece en el desplegable de descuentos de la factura final.

El orden es: validas el anticipo, registras el pago y la marcas para descontarla después. Solo entonces aparece en la factura del trabajo.

Para comprobarlo, abre la factura de anticipo y mira que esté pagada o parcialmente pagada. Si sigue impagada, no aparecerá en el desplegable. Para controlar qué está cobrado y qué queda pendiente sin ir factura por factura, el módulo de gestión de cobros para Dolibarr te da la vista de pendientes y los recordatorios.

Cómo aplicar el anticipo en la factura final

Emites la factura final del trabajo con todas sus líneas y, en la parte de descuentos, aplicas el anticipo como reducción o descuento al cliente por el importe ya cobrado. No toques las líneas ni metas importes negativos: usa el descuento.

Qué debe verse al terminar: el total de la factura final con su IVA, el importe ya cobrado como anticipo y el saldo pendiente. Si el anticipo fue de 300 € más IVA al 21%, la factura final descuenta 363 € y el cliente paga la diferencia. El total no se descuadra: el descuento se resta antes de calcular lo que queda por pagar.

Si el importe no cuadra, revisa tres cosas en este orden: que el anticipo esté efectivamente cobrado, que el descuento aplicado sea el total del anticipo con IVA y no solo la base, y que no hayas usado el mismo anticipo en dos facturas. Un anticipo consumido deja de estar disponible; si vuelve a aparecer en el desplegable, algo se ha duplicado.

Y está el apaño de los foros: meter una línea negativa con el importe sin IVA en la factura final. Hace que el total salga, pero rompe la trazabilidad del cobro y complica el cierre. Es un parche, no una forma de trabajar.

Anticipos y VeriFactu: lo que cambia (y lo que no)

La factura de anticipo es una factura más: número, serie, desglose de IVA y, cuando la norma lo exija, huella encadenada y QR. No hay circuito especial para los anticipos.

VeriFactu no es factura electrónica. Es el registro de facturación: la huella encadenada de cada factura y el QR. Solo en modo VERIFACTU se envía información a la AEAT; en modo NO VERIFACTU no se manda nada. Será obligatorio cuando la norma lo establezca; conviene tener las series y los tipos de factura ordenados. En EasySoft Tech S.L. somos los fabricantes del módulo VeriFactu Dolibarr y firmamos la declaración responsable del RD 1007/2023.

Anticipos y cierre contable

El anticipo cobrado todavía no es un ingreso tuyo. Contablemente queda como anticipo de clientes, cuenta 438 del PGC, hasta que emites la factura final del trabajo. Ese día pasa a ser ingreso y el anticipo desaparece del pasivo.

Al cerrar el ejercicio hay que tener identificados los anticipos vivos: los cobraste y aún no los has facturado. Si los dejas mezclados con los cobros normales, el cierre pide paciencia. Con el módulo de contabilidad para Dolibarr puedes seguir esos saldos sin reconstruirlos a mano, y para no olvidar ningún punto del cierre tienes la checklist de cierre contable, que puedes descargar como guion.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar un anticipo sin emitir factura? No, si es un anticipo sujeto a IVA: el cobro devenga el impuesto y necesitas la factura de anticipo con su base y su cuota. Un cobro sin factura te deja sin justificante y con el IVA descuadrado.

¿Qué pasa si el cliente no paga el anticipo? La factura de anticipo queda impagada, como cualquier otra, y no se convierte en reducción futura. Puedes reclamarla o anularla con una rectificativa si el trabajo ya no sale adelante.

¿Puedo aplicar el anticipo a otra factura distinta? En principio no: se aplica a la factura del trabajo para el que se cobró. Si el cliente quiere desviarlo, anula con una rectificativa y emite uno nuevo para el proyecto correcto.

¿Cómo anulo una factura de anticipo mal hecha? Con una rectificativa o un abono, nunca borrando una factura validada. El documento original conserva su número y la rectificativa deja por escrito cuál fue el error.