Presupuestos en Dolibarr: del borrador a la factura

Un presupuesto en Dolibarr es un documento comercial con el que propones un precio a un cliente y que, cuando lo acepta, sigue camino hacia el pedido, el albarán y la factura sin volver a teclear los datos. Es la primera pieza de la cadena de venta (presupuesto, pedido, albarán y factura): cada documento nace del anterior y arrastra sus líneas, su cliente y sus condiciones.

Hacerlo dentro del ERP tiene una ventaja concreta: los datos se escriben una sola vez y se reutilizan en cada paso. Si hoy preparas el presupuesto en una plantilla y luego pasas los importes a mano al sistema de facturación, cada paso intermedio es una ocasión de que se cuele un error. Si todavía estás evaluando Dolibarr, esta guía te ayuda a decidir: ¿Te encaja Dolibarr?.

Cómo crear un presupuesto en Dolibarr

Se crea desde la ficha del cliente o desde el menú de presupuestos, con el botón de nuevo presupuesto. Ambos caminos llevan al mismo formulario: eliges el tercero (tu cliente), la fecha y las líneas de producto o servicio con su cantidad, precio y descuento si lo hay.

En las condiciones puedes fijar la validez del presupuesto (hasta cuándo mantienes ese precio), la forma de pago y las condiciones comerciales en texto libre. No son un adorno: viajan con el documento por todo el circuito y el cliente las ve en el PDF.

Al guardar, el presupuesto queda como borrador y no cuenta para nada mientras lo preparas. Cuando está listo, lo validas: pasa a estado validado y ya puedes enviarlo por email desde la propia ficha, con el PDF generado en el momento. Y un dato que tranquiliza: un presupuesto validado todavía se puede corregir; una factura validada, no.

Aceptado, firmado o rechazado: cómo se cambia el estado

Una vez validado, el presupuesto se cierra desde su propia ficha con los botones de estado: marcarlo como aceptado o firmado cuando el cliente da el visto bueno, y como rechazado cuando dice que no. En el menú, esa acción aparece como Establecer aceptado/rechazado, y el presupuesto queda como Firmado o como No firmado. El nombre exacto puede variar según la versión de Dolibarr que tengas instalada.

Si el botón no aparece, lo habitual es una de estas dos causas: que el presupuesto siga en borrador (hay que validarlo antes) o que tu usuario no tenga permiso para cerrarlo, aunque sí pueda consultarlo o crearlo. Si el cliente te devuelve el PDF con su firma, puedes subirlo a la pestaña de documentos del presupuesto.

Cerrar no es un adorno: es el acto que dispara el siguiente paso del circuito y el que deja claro qué oportunidades siguen vivas y cuáles no llegaron a cuajar.

Del presupuesto aceptado a la factura

Al cerrarlo como firmado, Dolibarr puede crear el pedido en borrador de forma automática: al pulsar el botón de firma te ofrece esa opción. El pedido nace en borrador a propósito, para que revises y ajustes las líneas antes de validarlo: precios cambiados, cantidades nuevas o algo que finalmente no está disponible.

Con el pedido validado, el circuito sigue igual de encadenado: el albarán registra lo que entregas —te lo contamos en detalle en albaranes en Dolibarr— y de lo entregado sale la factura. Cada documento hereda los datos del anterior.

Si el cliente acepta solo una parte, se resuelve editando el pedido borrador: quitas lo que no acepta, validas el resto y facturas únicamente lo entregado. Y si tu venta no necesita fase de entrega, puedes facturar directamente desde el presupuesto, sin pasar por pedido ni albarán.

Ajustes que cambian el flujo

Cuando facturas el pedido, Dolibarr puede clasificar el presupuesto como facturado de forma automática. Es una opción del módulo de presupuestos, en su página de configuración: si está activada, el presupuesto se cierra solo a medida que se factura su pedido; si no, se queda como firmado aunque la venta ya esté facturada.

Si no la tienes activada y prefieres cerrar el ciclo a mano, la ficha del presupuesto tiene la acción para marcarlo como facturado, siempre que tu usuario tenga permiso para ello.

Y el matiz honesto de siempre: los nombres de menús y opciones cambian entre versiones e idiomas de Dolibarr. La lógica, en cambio, no cambia: borrador, validado, firmado o rechazado, y facturado al final. Busca la opción por esa lógica y la encontrarás.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar solo una parte del presupuesto?

Sí. La vía más limpia es retocar el pedido en borrador: quitas las líneas que el cliente no ha aceptado y validas el pedido con el resto. Si la aceptación va por cantidades, puedes facturar solo lo que figure en los albaranes y dejar el resto para más adelante.

¿Puedo modificar un presupuesto ya aceptado?

Sí, siempre que no se haya convertido todavía en venta facturada. Puedes abrirlo, corregir líneas o condiciones y volver a enviarlo. Ese margen desaparece cuando entra en juego el documento facturado: una factura validada ya no se edita.

¿Puedo facturar sin pasar por pedido ni albarán?

Sí. Los servicios o los trabajos sin entrega física se pueden facturar desde el propio presupuesto cerrado, con su botón de facturación. La factura se crea con las mismas líneas y no vuelves a teclear nada.

¿Los presupuestos mueven stock o contabilidad?

No. Un presupuesto es un documento comercial: no toca el stock ni genera asientos. El stock se mueve cuando entregas (albarán), y la contabilidad, cuando validas la factura. Mientras tanto son propuestas: si el cliente se lo piensa, no ha pasado nada en tus números.

¿Qué hago si el cliente rechaza el presupuesto?

Cerrarlo como rechazado o no firmado, según tu versión. Así el listado refleja la realidad y no arrastras oportunidades muertas. Si más adelante vuelve, puedes duplicarlo y ajustar precios sin empezar de cero.

¿Montamos este circuito en tu Dolibarr?

Si prefieres Dolibarr funcionando sin mantener servidores, puedes tenerlo con Dolibarr en la nube, el servicio de EasySoft Tech S.L.: tú usas el ERP y nosotros nos ocupamos de la parte técnica. Y si te surgen dudas al pasar de presupuesto a factura, escríbenos: cuéntanos tu caso.