Retenciones de IRPF en facturas con Dolibarr: guía práctica

La retención de IRPF es un pago a cuenta de tu impuesto sobre la renta: tu cliente descuenta un porcentaje de la factura, lo ingresa en Hacienda en tu nombre y tú cobras el resto. En Dolibarr se aplica marcando la empresa o el tercero como sujeto a IRPF y dando de alta los tipos negativos en los diccionarios de impuestos; después, la retención se refleja al crear las líneas de facturas y presupuestos. Aquí vemos cuándo se aplica, cómo se calcula y cómo gestionarla.

Qué es la retención de IRPF y cuándo se aplica

La retención de IRPF es un porcentaje que el cliente descuenta de tu factura y que ingresa en Hacienda como pago a cuenta de tu IRPF. No es un impuesto extra ni un descuento comercial: es tu propio dinero, adelantado a Hacienda.

Quién retiene y a quién

La aplican empresas y profesionales que pagan facturas por actividades profesionales de personas físicas. Si facturas como autónomo a una empresa o a otro autónomo, lo normal es que tu factura lleve retención; si quien paga es un particular, no.

Tipos habituales

El tipo general es el 15%. Los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% durante el año de su alta y los dos siguientes, si cumplen los requisitos. También existen el 19% en el alquiler de locales de negocio y el 2% en actividades agrícolas, ganaderas y forestales. El tipo exacto lo confirma tu asesor.

Cuándo no se aplica

No llevan retención las facturas de sociedades (S.L., S.A.), las dirigidas a particulares ni las ventas de bienes. La retención se concentra en servicios profesionales entre empresas y autónomos.

Cómo se refleja en la factura

En la factura, la retención aparece como una línea en negativo: se calcula sobre la base imponible y se resta del total (base + IVA - retención = total a cobrar).

Con una base de 1.000 € y un tipo del 15%:

• Base imponible: 1.000 €
• IVA 21%: +210 €
• Retención de IRPF 15%: -150 €
• Total a cobrar: 1.060 €

Con el 7%, serían 70 € y el total, 1.140 €.

No es un descuento comercial

La retención no reduce tu ingreso: la base sigue siendo 1.000 €. Los 150 € descontados son un pago a cuenta que tu cliente ingresa en Hacienda por ti y que se tiene en cuenta al liquidar tu IRPF.

Se calcula sobre la base, no sobre el total

Un error frecuente es aplicar el porcentaje al total con IVA: la retención va sobre la base imponible. El 15% de 1.000 € son 150 €, no 181,50 €. Ojo: hay facturas con IVA al 0% (exentas, por ejemplo) que sí llevan retención; la base y el porcentaje no cambian.

Cómo gestionarla en Dolibarr

En Dolibarr, la retención de IRPF se configura una vez —empresa, diccionarios y ficha del tercero— y después se refleja sola en facturas y presupuestos. Los nombres de menús cambian según la versión (este blog cubre de la 14 a la 24); si no encuentras una opción, búscala por su concepto.

Configuración de la empresa y de los tipos

En la configuración de la empresa se marca que está sujeta a IRPF y se define el tipo por defecto. En los diccionarios de impuestos —la sección de tasas de IVA— se dan de alta los tipos negativos de IRPF para España, como -15 y -7, para elegirlos al facturar.

Ficha del tercero y líneas de factura

En la ficha del tercero se indica que está sujeto a IRPF y su tipo. Con eso, al crear las líneas de una factura o un presupuesto, Dolibarr muestra la retención en el desglose y ajusta el total a cobrar.

Facturas de cliente y de proveedor

En las facturas de cliente con retención, el IRPF aparece desglosado en negativo. En las de proveedor el papel se invierte: si pagas a un profesional, practicas la retención al pagar, y Dolibarr también puede reflejarla.

Qué pasa al cobrar y cómo se contabiliza

Cuando tu factura lleva retención, cobras el neto: el total menos lo retenido. La retención no la ingresas tú: la ingresa tu cliente en Hacienda a tu nombre, la declara en el modelo 111 (trimestral) y la resume en el 190 (anual). Figura como pago a cuenta en tu declaración de la renta.

Las cuentas de Hacienda: 473 y 4751

En contabilidad, la retención no minora el ingreso ni el gasto: se registra en cuentas de Hacienda. Si te la practican a ti, va a la 473 (Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta); si la practicas tú a un proveedor, a la 4751. En simple: un saldo con Hacienda, no un menor ingreso.

Preguntas frecuentes

¿Me retienen el 7% o el 15%?

El 15% es el general; el 7% es el reducido para nuevos autónomos durante el año de alta y los dos siguientes, si cumplen los requisitos. Confírmalo con tu asesor.

Si facturo como S.L., ¿mis facturas llevan retención?

No. Las facturas de sociedades (S.L., S.A.) no llevan retención; se aplica a personas físicas (autónomos) por servicios profesionales. Si tu cliente es una S.L., lo normal es que te retenga.

¿Y si el cliente no me aplica la retención?

Si quien paga no está obligado a retener (un particular, por ejemplo), declaras el ingreso completo. Si crees que debería aplicártela, coméntalo con tu asesor: la obligación de retener es de quien paga.

¿El IVA y la retención de IRPF se suman o se restan?

Se combinan: el IVA se suma a la base y la retención se resta del total. El IVA lo ingresas a Hacienda; la retención es un pago a cuenta de tu IRPF. En una factura puedes tener 21% de IVA y 15% de IRPF.

¿Cambia algo con VeriFactu?

Todavía no es obligatorio: el calendario vigente (RDL 15/2025) sitúa su entrada el 01/01/2027 para sociedades y el 01/07/2027 para el resto. Cuando te aplique, tus facturas con retención se registran como todas las demás.

En resumen

La retención de IRPF es un pago a cuenta de tu renta que ingresa tu cliente por ti, y Dolibarr te da las piezas para gestionarla: empresa, diccionarios y terceros. Si quieres apoyo para el día a día:

• Puedes contar con la contabilidad española de EasySoft Tech S.L. para Dolibarr.
• Antes de presentar tus modelos, repasa la checklist del cierre contable.
• Y para pasar la información a tu asesor: Exportar contabilidad de Dolibarr a tu gestoría.
• Confirma siempre con tu asesor el tipo que te corresponde.