Exportar contabilidad de Dolibarr a tu gestoría

En algún momento de cada trimestre, o en el cierre de cada ejercicio, llega la misma pregunta: ¿qué le mando a mi gestoría? Si llevas la contabilidad de tu negocio en Dolibarr, la respuesta no es un PDF del tablero de mandos ni una captura de pantalla: la gestoría necesita datos estructurados que pueda importar y cuadrar. Aquí verás exactamente qué entregar, cómo exportarlo desde Dolibarr y qué documentación conviene revisar antes de enviar para que no te la devuelvan.

¿Qué le entrego a mi gestoría desde Dolibarr?

La gestoría necesita cuatro bloques de información del periodo:

• Los asientos contables del periodo (las partidas que generan tus facturas, pagos y cobros), normalmente en CSV o Excel.
• Los libros de IVA de facturas emitidas y recibidas, para cuadrar el IVA repercutido y el soportado.
• Los informes contables básicos: libro mayor, libro diario, balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias.
• Los datos de terceros (clientes, proveedores y sus datos fiscales), sobre todo si la asesoría va a recontabilizar o a preparar modelos.

Antes de exportar, pregunta a tu gestoría qué formato prefiere. La mayoría trabaja con CSV o Excel y con un archivo por periodo; algunas piden además el extracto bancario del periodo para conciliar.

Cómo exportar los asientos contables de Dolibarr a CSV

Dolibarr incluye de serie la gestión contable: con el módulo de contabilidad activado, las facturas de cliente y de proveedor contabilizadas generan sus asientos automáticamente, y el ejercicio se cierra con las entradas de regularización. Lo importante para la exportación es que todo esté contabilizado antes de extraer.

Para exportar los asientos:

1. Ve a Contabilidad → Asientos.
2. Filtra por el rango de fechas del periodo (trimestre o ejercicio).
3. Usa la opción de exportación: Dolibarr permite descargar los asientos y sus líneas en CSV, además de importar asientos desde CSV.
4. Comprueba que el archivo incluye columnas como fecha, cuenta, etiqueta o descripción, importe y tipo de asiento.

Si exportas por periodos, un CSV por trimestre o por año, a la gestoría le resultará mucho más sencillo cuadrarlo. Un único fichero gigante con todo el histórico no suele ayudar a nadie.

Libros de IVA y modelos AEAT

Los libros de IVA son otro de los documentos que la gestoría espera. Dolibarr genera informes de IVA con el IVA repercutido (ventas) y el IVA soportado (compras), y es a partir de esos libros como se preparan las declaraciones trimestrales.

Aquí conviene aclarar una diferencia que evita malentendidos: Dolibarr te da los datos, es decir, los libros de registro, pero la presentación de los modelos ante la AEAT depende de cómo lo tengas configurado y de lo que tu asesoría quiera asumir. En nuestro post sobre los modelos AEAT en Dolibarr repasamos qué modelos aplican a autónomos y pymes y cómo encajan con Dolibarr.

Informes contables que sí valen para la gestoría

No todos los informes que genera Dolibarr sirven para lo mismo. Para entregar a la gestoría, los útiles son:

• Libro diario: el detalle de los asientos del periodo.
• Libro mayor: el detalle de movimientos por cuenta.
• Balance de situación: activo, pasivo y patrimonio neto en una fecha concreta.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: ingresos y gastos del periodo.
• Informe de IVA: bases, cuotas y tipos de las facturas al cargo y al abono.

Estos informes se pueden ver en pantalla y exportar desde el módulo de contabilidad. Entrégalos en el mismo formato que te hayan pedido: los informes en PDF sirven para documentar y los CSV para importar.

Qué hacer para que no te reboten la documentación

La mayoría de devoluciones se deben a tres cosas:

• Faltan asientos o hay asientos sin regularizar: revisa que todas las facturas del periodo estén contabilizadas y que no queden borradores.
• El formato no cuadra: un PDF con la lista de facturas no sustituye a un CSV con las columnas que la gestoría espera. Pregunta el formato antes de exportar.
• Faltan los datos de terceros: sin NIF, nombre y dirección de clientes y proveedores, la gestoría no puede recontabilizar. Revisa el censo de terceros en Dolibarr antes del cierre.

Checklist de cierre contable

Evitar que te reboten la documentación es cuestión de orden, no de suerte. Hemos preparado una checklist de cierre contable que puedes descargar: incluye los puntos a revisar antes de enviar el paquete a tu asesoría, pensada para usarla como hoja de comprobación del cierre.

Contabilidad en Dolibarr con EasySoft

Si preparar estos ficheros cada trimestre te está costando más tiempo del que debería, es un buen momento para revisar cómo tienes montada la contabilidad en Dolibarr. En EasySoft desarrollamos módulos para Dolibarr y ofrecemos soporte y servicios de configuración de contabilidad, además de servicios de IA sobre Dolibarr para automatizar tareas repetitivas. En la página del producto encontrarás el detalle de qué incluye cada solución y los precios. Si tienes dudas sobre qué necesitas, habla con nosotros y te orientamos sin compromiso.

Conclusión

Pasar la contabilidad de Dolibarr a tu gestoría no tiene por qué ser un dolor de cada trimestre: exporta los asientos a CSV, acompaña con los libros de IVA y los informes básicos, y entrega todo en el formato que te pidan. Y si quieres dejar de hacerlo a mano, empieza por la checklist y revisa con nosotros cómo puedes simplificar el cierre.