Multiempresa en Dolibarr: varios CIF o una instalación

¿Una instalación de Dolibarr para varias sociedades o una por cada CIF?

La respuesta corta: depende de si las sociedades comparten datos y de quién mantiene el sistema. Si comparten catálogo, clientes o equipo y las lleva la misma persona, una sola instalación con el módulo Multiempresa ahorra trabajo diario; si no deben verse entre sí o cada una tiene su proveedor informático, una instalación por CIF es lo sensato. Criterio: separa cuando la separación sea un requisito legal, contractual o de negocio; centraliza cuando sea comodidad.

Las dos arquitecturas, sin adornos

Dolibarr guarda internamente el concepto de entidad en su base de datos, pero la gestión de varias sociedades no viene resuelta de fábrica: hay que incorporarla como módulo. Eso deja dos caminos, y ninguno es mejor en abstracto.

Todo en una instalación con Multiempresa

El módulo Multiempresa de EasySoft Tech S.L. gestiona varias empresas desde una sola instalación y una sola base de datos, con entidades separadas y datos que se pueden compartir según configuración: base de productos, terceros y clientes, contactos o usuarios.

Ventajas: una sola administración, una sola actualización, una copia de seguridad para todo el grupo y usuarios que trabajan en varias sociedades sin cambiar de entorno. Inconvenientes: un fallo afecta a todas las entidades a la vez, los datos compartidos hay que decidirlos con criterio —compartir de más cuesta deshacerlo— y el aislamiento depende de los permisos, no de una barrera física.

Una instalación por sociedad

Cada CIF, con su entorno, su base de datos y su mantenimiento. Es lo que ofrece el servicio de ERP en la nube: una instalación aislada por sociedad, con acceso propio.

Ventajas: aislamiento total, sin depender de la configuración de cada rol; cada sociedad se actualiza, se copia y se restaura por separado; y si vendes una sociedad, entregas su entorno y ya está. Inconvenientes: multiplicas el mantenimiento por cada CIF, los catálogos se duplican, no hay visión consolidada sin sacar datos aparte y el esfuerzo crece con cada sociedad nueva.

En corto:

• Mantenimiento: uno para todas las entidades con Multiempresa; uno por sociedad con instalación separada.
• Aislamiento: por permisos en el primer caso; total en el segundo.
• Datos compartidos: seleccionables con Multiempresa; no hay forma de compartirlos con instalaciones separadas.

Cuándo el módulo Multiempresa tiene sentido

Cuando las sociedades comparten algo más que un apellido: catálogo, equipo o clientes.

• Grupo con varias razones sociales. Una patrimonial, otra operativa, otra de servicios: mismo equipo, mismo catálogo y una sola administración.
• Filiales y delegaciones. La matriz ve el conjunto, las delegaciones trabajan con autonomía y comparten clientes y tarifas.
• Franquicias. Catálogo común para el franquiciador y cada franquiciado facturando con su CIF y sus series.
• Asesorías con varias entidades. Encaja con un despliegue en la nube y gestión de accesos; el modelo de servicio está en cómo montar un servicio de Dolibarr para tus clientes.
• Mismo catálogo de productos. Si un producto debe estar en cinco sociedades, duplicarlo a mano desalinea precios y referencias.

Lo que se gana es dejar de repetir tareas: altas de usuarios, actualizaciones, copias y tarifas.

Cuándo conviene una instalación por sociedad

Cuando mezclar tiene consecuencias que no se arreglan con permisos.

• Sociedades que no deben verse entre sí. Competencia entre filiales, pactos de socios, confidencialidad de clientes: si el aislamiento es contractual, mejor que sea físico.
• Datos que no se pueden mezclar. Expedientes con confidencialidad, datos de salud, información de terceros bajo contrato.
• Requisitos del cliente o del auditor. Hay clientes que exigen que su información no conviva con la de otra entidad; eso no se negocia con una casilla.
• Venta de la sociedad o entrada de socios. Un entorno separado se traspasa limpio; separar datos después, de una base común, es ingrato.
• Entornos que mantiene un tercero. Si cada sociedad tiene su proveedor, cada proveedor necesita su instalación y sus credenciales.

El coste no está en el software, sino en las horas de mantener cada entorno.

Lo que cambia cuando hay varios CIF

Cada sociedad es un obligado tributario distinto, con su NIF, su domicilio fiscal y sus obligaciones. Eso arrastra tres cosas:

• Series de facturación propias. Las numeraciones no se comparten entre CIF: una entidad no continúa la serie de otra ni emite con el NIF de la vecina.
• Libros y modelos propios. Libro registro, libros contables y modelos de la AEAT se presentan por sociedad. La contabilidad va por entidad aunque el sistema sea uno; para eso está EasyConta.
• Responsabilidad propia ante VeriFactu. Cada sociedad responde de su sistema de facturación y de sus registros. El obligado es cada empresa, no el grupo: no existe un «VeriFactu del holding» que cubra a las filiales.

VeriFactu es el registro de facturación con huella encadenada y código QR; no es factura electrónica, y solo en modo VERI*FACTU se envía a la AEAT. Sigue sin ser obligatorio: el calendario que fijó el RDL 15/2025 —1 de enero de 2027 para las sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto— está pendiente de la norma que lo confirme, después de que el Ministerio de Hacienda anunciara el 5 de octubre de 2026 su intención de trasladar a octubre de 2028 las obligaciones pendientes. Lo tienes explicado en VeriFactu aplazado: qué cambia y qué no. Quien está en el SII queda fuera: no se solapan, y al SII también se puede entrar voluntariamente.

Con ese calendario, al elegir arquitectura comprueba que el sistema respete la separación por entidad en series, registros y contabilidad. Un entorno que mezcle numeraciones o genere un registro único para el grupo te obligará a corregir a mano lo que debía salir solo. Puedes preparar esa parte con el checklist de VeriFactu. En EasySoft Tech S.L. somos los fabricantes del módulo y firmamos la declaración responsable del RD 1007/2023.

Cómo comprobarlo antes de decidir

Responde estas preguntas con quien lleva la administración delante. Si la mayoría caen del lado «compartimos», plantéate Multiempresa; si caen del lado «cada una por su lado», instala por sociedad.

• ¿Las sociedades comparten catálogo de productos o cada una tiene el suyo?
• ¿Los usuarios deben ver todas las sociedades o solo la suya?
• ¿Quién hace las copias y quién responde si falla una restauración?
• ¿Quién actualiza el sistema y cuánto tarda en probar una versión?
• ¿Necesitas informes consolidados del grupo o basta con uno por sociedad?
• ¿Hay datos personales de clientes compartidos entre sociedades? Conviene tener clara la base jurídica y la finalidad.
• ¿Alguna sociedad se venderá o entrará un socio en los próximos años?
• ¿Cada sociedad tiene su proveedor informático o centralizáis el mantenimiento?

Si dudas en dos o tres, empieza por la separación: pasar de varias instalaciones a una es más llevadero que desenredar sociedades que llevan años compartiendo base de datos. Tienes el detalle en Multiempresa para Dolibarr y, si prefieres un entorno aislado por CIF, en el ERP en la nube. Y si la duda es de series, libros y modelos con varios CIF, en contabilidad española en Dolibarr.