FACe: facturar a la Administración pública desde Dolibarr

Facturar a una administración pública desde Dolibarr consiste en generar la factura en el ERP y exportarla como Facturae 3.2.2: un XML firmado con el certificado de la empresa que se presenta en el punto general de entrada de la administración que la recibe —FACe en la Administración General del Estado— contra los códigos DIR3 del organismo destinatario. No es un PDF enviado por correo ni un adjunto subido a un portal.

Cómo se factura a una administración pública desde Dolibarr

Se factura generando la Facturae 3.2.2, firmándola con el certificado de la empresa y presentándola en el punto de entrada del organismo. Son tres piezas y ninguna es opcional: el formato, la firma y el registro de entrada. En Dolibarr creas la factura como cualquier otra; lo que cambia es lo que sale del sistema.

La obligación nace de la Ley 25/2013, que desde el 15 de enero de 2015 exige factura electrónica a las sociedades y demás entidades de su artículo 4 cuando facturan a las administraciones públicas. Los autónomos no están obligados por esa ley, aunque muchas administraciones lo piden igual. Cada administración puede, si lo ha regulado, eximir las facturas de hasta 5.000 €.

Facturae 3.2.2: el XML firmado que sustituye al PDF

Facturae 3.2.2 es el formato obligatorio y la Administración solo acepta ese XML, no una representación impresa. El fichero se firma electrónicamente en XAdES-EPES con el certificado de la empresa, sea de representante o de sello. Sin esa firma no hay factura electrónica, por bien maquetado que esté el PDF.

Lo que se espera además del formato

• Las rectificativas van marcadas como abono o como sustitutiva, con su motivo y su método de rectificación.
• Los suplidos quedan fuera de la base imponible, no como una línea sujeta a IVA.
• Puedes adjuntar el PDF como documento complementario, pero el PDF nunca es la factura.
• Para anular una factura ya presentada hay que hacerlo en FACe con un motivo.
• Si cedes el crédito de la factura a un tercero (factoring), la cesión debe constar con su cuenta de abono.

Como en cualquier factura, se aplican los requisitos del Reglamento de facturación (RD 1619/2012).

Códigos DIR3: quién recibe la factura

Los códigos DIR3 identifican a la unidad que recibe la factura, no a ti. Cada organismo se descompone en tres unidades y cada una tiene su código: la oficina contable, que registra y tramita el pago; el órgano gestor, que contrató y da la conformidad; y la unidad tramitadora, que gestiona el expediente. En FACe los tres campos se rellenan siempre, aunque muchas veces coinciden en el mismo código.

Un error frecuente es creer que hay que darse de alta en el DIR3 como proveedor. Ese trámite no existe: necesitas los códigos del organismo, que vienen en el contrato o en el pliego y se consultan en el directorio público de FACe. Con un DIR3 inactivo o mal asignado, FACe rechaza la factura antes de que nadie la lea.

FACe: presentación, estados y automatización

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado, en face.gob.es. Se presenta identificándote con certificado electrónico o con Cl@ve, y el portal devuelve un número de registro. A partir de ahí la factura pasa por estados: registrada, contabilizada, pagada o rechazada con su motivo.

Presentar a mano o desde el ERP

Para que un programa presente la factura por ti, el certificado de la empresa debe estar dado de alta en el Portal de Integradores de FACe. Sin ese alta, el programa genera y firma el fichero (.xsig) y lo subes a mano en el portal.

Los errores que producen un rechazo

Los rechazos que vemos con más frecuencia son de datos, no de formato:

• DIR3 inactivo o asignado a una unidad que ya no existe.
• Certificado caducado en el momento de la firma.
• NIF del cliente incorrecto.
• Totales que no cuadran con el desglose de base, IVA y descuentos del propio XML.
• Rectificativa sin motivo ni método declarado.

La factura rechazada queda registrada con su motivo: hay que corregirla y volver a presentarla.

FACe no es VeriFactu ni es la factura-e entre empresas

Son tres obligaciones distintas y se cumplen por separado. FACe es el portal de entrada y Facturae el formato: juntos cubren la factura electrónica a las administraciones bajo la Ley 25/2013. VeriFactu es el registro de facturación con huella encadenada y QR del RD 1007/2023, que será exigible desde el 1 de enero de 2027 a sociedades y el 1 de julio de 2027 al resto según el RDL 15/2025. La factura electrónica obligatoria entre empresas es la de la Ley 18/2022 «Crea y Crece», con RD 238/2026 y Orden HAC/1028/2026: 6 de octubre de 2027 para quien supere 8 M€ de volumen de operaciones y 6 de octubre de 2028 para el resto, autónomos incluidos.

Obligación	A quién afecta	Formato o registro	Cuándo
FACe / Facturae	Sociedades y demás entidades del art. 4 de la Ley 25/2013 que facturan a las AAPP	XML Facturae 3.2.2 firmado en XAdES-EPES y presentado en FACe	En vigor desde el 15 de enero de 2015
VeriFactu	Sociedades y, después, el resto	Registro de facturación con huella encadenada y QR (RD 1007/2023)	Será exigible el 1 de enero de 2027 y el 1 de julio de 2027
Factura-e B2B	Empresas y autónomos que facturan entre sí	Factura electrónica interoperable (Ley 18/2022)	6 de octubre de 2027 y 6 de octubre de 2028

Si vienes de la factura entre empresas, el punto de partida es otro: la guía de factura electrónica B2B en Dolibarr. Y si quieres ver qué norma te toca, el mapa de cumplimiento normativo.

Qué hace EasyFacturae en Dolibarr

EasyFacturae, el módulo FACe para Dolibarr de EasySoft Tech S.L., cubre el circuito sin salir del ERP. Importa el directorio público de FACe y ofrece los DIR3 en desplegables con combinaciones válidas. Genera la Facturae 3.2.2 desde la factura validada, la firma en XAdES-EPES con el certificado de la empresa —sellado de tiempo opcional— y la verifica antes de enviar: esquema, firma, vigencia del certificado, DIR3 activos, NIF y totales. Con el certificado dado de alta en el Portal de Integradores, la presenta desde la pestaña de la factura y consulta el estado cada 6 horas; sin ese alta genera el .xsig para que lo subas a mano. Avisa además de la caducidad del certificado a 60, 30 y 7 días.

Funciona con Dolibarr 18 a 24 y PHP 8.0 o superior (openssl, dom, curl, fileinfo), con certificado en PFX/P12 y salida a internet.

Siguiente paso

Si facturas a la Administración con cierta frecuencia, el cuello de botella no es el formato: es el dato. Solicita una demo de EasyFacturae con una factura real y las tablas DIR3 de tu cliente, o escríbenos a info@easysoft.es: el análisis inicial es sin coste. Si todavía dudas de Dolibarr, empieza por la guía ¿Dolibarr te encaja?.