Exporter la comptabilité de Dolibarr vers l'expert-comptable

À chaque fin de trimestre, ou à la clôture de l'exercice, la même question revient : qu'est-ce que j'envoie à mon expert-comptable ? Si vous tenez la comptabilité de votre entreprise dans Dolibarr, la réponse n'est pas un PDF du tableau de bord ni une capture d'écran : le cabinet a besoin de données structurées qu'il puisse importer et faire concorder. Vous verrez ici exactement quoi transmettre, comment l'exporter depuis Dolibarr et quels documents vérifier avant l'envoi pour éviter qu'ils soient refusés.

Que transmet-on à son expert-comptable depuis Dolibarr ?

Le cabinet a besoin de quatre blocs d'information pour la période :

• Les écritures comptables de la période (les pièces que génèrent vos factures, paiements et encaissements), en général en CSV ou en Excel.
• Les livres de TVA des factures émises et reçues, pour faire concorder la TVA collectée et la TVA déductible.
• Les rapports comptables de base : grand livre, journal, bilan et compte de résultat.
• Les données de tiers (clients, fournisseurs et leurs données fiscales), surtout si le cabinet doit re-comptabiliser ou préparer des déclarations.

Avant d'exporter, demandez à votre cabinet le format qu'il préfère. La plupart travaillent en CSV ou en Excel, avec un fichier par période ; certains demandent en plus le relevé bancaire de la période pour rapprocher.

Comment exporter les écritures comptables de Dolibarr en CSV

Dolibarr inclut d'origine la gestion comptable : avec le module de comptabilité activé, les factures clients et fournisseurs comptabilisées génèrent leurs écritures automatiquement, et l'exercice se clôture avec les opérations de régularisation. L'important pour l'export est que tout soit comptabilisé avant d'extraire.

Pour exporter les écritures :

1. Allez dans Comptabilité → Écritures.
2. Filtrez par la plage de dates de la période (trimestre ou exercice).
3. Utilisez l'option d'export : Dolibarr permet de télécharger les écritures et leurs lignes en CSV, et aussi d'importer des écritures depuis un CSV.
4. Vérifiez que le fichier contient des colonnes comme date, compte, libellé ou description, montant et type d'écriture.

Si vous exportez par période, un CSV par trimestre ou par an, le cabinet pourra bien plus facilement faire concorder les montants. Un seul gros fichier avec tout l'historique n'aide généralement personne.

Livres de TVA et déclarations AEAT

Les livres de TVA sont aussi des documents attendus par le cabinet. Dolibarr génère des rapports de TVA avec la TVA collectée (ventes) et la TVA déductible (achats), et c'est à partir de ces livres que se préparent les déclarations trimestrielles.

Il convient ici de clarifier une différence qui évite les malentendus : Dolibarr vous donne les données, c'est-à-dire les livres de journal, mais la présentation des déclarations auprès de l'AEAT dépend de la configuration et de ce que votre cabinet veut prendre en charge. Dans notre article sur les déclarations AEAT dans Dolibarr, nous passons en revue quelles déclarations concernent les indépendants et les PME et comment elles s'intègrent dans Dolibarr.

Rapports comptables vraiment utiles pour le cabinet

Tous les rapports que génère Dolibarr ne servent pas à la même chose. Pour le cabinet, les utiles sont :

• Journal : le détail des écritures de la période.
• Grand livre : le détail des mouvements par compte.
• Bilan : actif, passif et capitaux propres à une date donnée.
• Compte de résultat : produits et charges de la période.
• Rapport de TVA : bases, taux et montants des factures débit et crédit.

Ces rapports se consultent à l'écran et s'exportent depuis le module de comptabilité. Fournissez-les dans le format demandé : les PDF servent à documenter et les CSV à importer.

Pour éviter qu'on refuse votre dossier

La plupart des refus tiennent à trois choses :

• Il manque des écritures ou il reste des écritures non régularisées : vérifiez que toutes les factures de la période sont comptabilisées et qu'il ne reste pas de brouillons.
• Le format ne correspond pas : un PDF avec la liste des factures ne remplace pas un CSV avec les colonnes attendues. Demandez le format avant d'exporter.
• Les données de tiers manquent : sans numéro d'identification fiscale, nom et adresse des clients et fournisseurs, le cabinet ne peut pas re-comptabiliser. Vérifiez le fichier des tiers dans Dolibarr avant la clôture.

Checklist de clôture comptable

Éviter les refus est une question d'organisation, pas de chance. Nous avons préparé une checklist de clôture comptable à télécharger : elle reprend les points à vérifier avant d'envoyer le dossier à votre cabinet, pensée comme une feuille de contrôle de la clôture.

La comptabilité dans Dolibarr avec EasySoft

Si préparer ces fichiers chaque trimestre vous coûte plus de temps que prévu, c'est le bon moment pour revoir comment vous avez monté la comptabilité dans Dolibarr. Chez EasySoft, nous développons des modules pour Dolibarr et proposons assistance et services de configuration comptable, ainsi que des services d'IA sur Dolibarr pour automatiser les tâches répétitives. Sur la page du produit, vous trouverez le détail de chaque solution et les prix. Si vous avez des questions, contactez-nous : nous vous orientons sans engagement.

Conclusion

Transmettre la comptabilité de Dolibarr à votre cabinet ne devrait pas être un casse-tête de chaque trimestre : exportez les écritures en CSV, accompagnez-les des livres de TVA et des rapports de base, et remettez tout dans le format demandé. Et si vous voulez arrêter de le faire à la main, commencez par la checklist et réfléchissez avec nous à la façon de simplifier la clôture.