Certificado digital para VeriFactu en Dolibarr: cómo instalarlo, renovarlo y por qué falla

Para enviar facturas a VeriFactu desde Dolibarr necesitas un certificado digital cualificado: de persona jurídica o de firma con apoderamiento, vigente y cuyo titular coincida con el NIF del emisor. Si el envío a la AEAT falla, casi siempre es el certificado: caducado, revocado, mal instalado o con un NIF que no coincide. Aquí vemos cuál necesitas, cómo obtenerlo, instalarlo y renovarlo.

Qué es VeriFactu y por qué necesita un certificado digital

VeriFactu es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria (AEAT) en España, enmarcado en el Real Decreto 1007/2023 (reglamento RSIF) y la Ley 11/2021 de medidas antifraude. El software de facturación (SIF) envía cada factura a la AEAT al validarla, y la Agencia responde aceptándola o rechazándola.

Para firmar y enviar esos registros hace falta un certificado cualificado y reconocido (eIDAS), emitido por un prestador de confianza reconocido. En España el emisor más habitual es la FNMT, aunque otros también emiten certificados válidos.

Qué certificado necesito para VeriFactu

El certificado debe cumplir cuatro requisitos:

• Vigente: no caducado ni revocado.
• Emitido por una autoridad de certificación reconocida.
• Titularidad correcta: el NIF del certificado debe coincidir con el NIF del obligado tributario que emite la factura.
• Apoderamiento en su caso: si envía un tercero (una asesoría, por ejemplo), debe existir un apoderamiento vigente en la sede electrónica de la AEAT para el trámite de VeriFactu.

En la práctica se usan dos certificados:

• Certificado de persona jurídica (de empresa), a nombre de la sociedad: el más habitual.
• Certificado de firma con apoderamiento, para el representante que firma en nombre de otra persona o empresa.

El certificado personal de una persona física —DNI electrónico o certificado personal de la FNMT— no sirve para firmar por una empresa sin apoderamiento: la AEAT compara el NIF del certificado con el del emisor y rechaza el envío.

Qué es un apoderamiento

Es la autorización que otorga el titular (empresa o autónomo) en la sede electrónica de la AEAT para que otra persona haga gestiones en su nombre. Si quien envía no es el obligado tributario, debe estar vigente y cubrir VeriFactu; sin él, un certificado correcto da rechazo del envío.

Cómo obtener el certificado (FNMT)

1. Solicítalo con acreditación de identidad: presencial o por videoconferencia.
2. Descárgalo una vez emitido, normalmente desde el navegador.
3. Expórtalo a un archivo .pfx o .p12, incluyendo la clave privada, y protégelo con una contraseña.

Un .pfx o .p12 es el certificado con su clave privada, cifrado con contraseña: el formato que usa el software de facturación para firmar, porque sin clave privada no hay firma. Guarda una copia segura y nunca lo envíes por email: quien tenga el archivo y la contraseña puede firmar en tu nombre.

Cómo instalar el certificado en Dolibarr

En Dolibarr el certificado se configura desde el módulo de VeriFactu: se sube el archivo .pfx o .p12 con su contraseña y el módulo lo usa para firmar cada factura.

Los pasos generales:

1. Comprueba que tienes el certificado en .pfx/.p12 y su contraseña.
2. Accede a la configuración del módulo de VeriFactu y sube el archivo.
3. Guarda los cambios y haz una prueba de envío (modo Pruebas, si tu módulo lo permite) antes de pasar a producción.

Errores de certificado más comunes y su solución

Certificado caducado o revocado

Comprueba la vigencia en el emisor (la FNMT tiene un validador online); si ha caducado, renueva e instala el archivo nuevo.

Contraseña incorrecta del .pfx

La contraseña debe ser exacta; si el módulo no puede desencriptar la clave privada, el envío falla.

Certificado de persona física en lugar del de empresa

El certificado personal no representa a la sociedad: usa el de persona jurídica o firma con apoderamiento.

El NIF del certificado no coincide con el emisor

Si facturas con varias entidades, cada emisor debe usar su propio certificado.

Apoderamiento no vigente

Si envía un tercero (asesoría, por ejemplo), el apoderamiento debe estar vigente y autorizar el trámite de VeriFactu.

El software sigue usando el certificado antiguo (PEM) tras renovar

El clásico: renovaste el certificado, pero el ERP sigue firmando con el anterior, a veces en PEM. Sustituye el archivo en el software y en el servidor, y reinicia servicios si hace falta.

Fecha u hora del servidor incorrectas

Una hora desincronizada rompe la firma: valida la hora (NTP) y la zona horaria del servidor.

En VeriFactu estos problemas provocan el rechazo del envío completo: la AEAT responde con códigos de la serie 4100 (4102, 4105, 4112, 4119) y ninguna factura del lote queda registrada. En nuestro artículo sobre errores de VeriFactu tienes cada código y cómo corregirlo.

Cómo renovar el certificado sin cortar el envío

1. Renueva antes del vencimiento. La FNMT suele avisar unos 60 días antes; renueva con margen.
2. Descarga el certificado renovado y expórtalo de nuevo a .pfx/.p12, con contraseña nueva o la misma.
3. Sustituye el certificado en el software y en el servidor. El archivo antiguo deja de valer al caducar el anterior.
4. Prueba la conexión con un envío de prueba antes de seguir con la facturación real.

Buenas prácticas para que no falle el envío

• Renueva siempre antes del vencimiento.
• Guarda una copia del .pfx con contraseña en un lugar seguro; nunca por email.
• Tras actualizar el ERP o cambiar el certificado, prueba la conexión con la AEAT.
• Revisa el estado de cada registro: si la AEAT rechaza uno, corrígelo y reenvíalo cuanto antes.

Descarga nuestra checklist gratuita de VeriFactu para verificar tu instalación antes de activar el sistema.

El módulo VeriFactu para Dolibarr de EasySoft

• Pago único: sin cuotas obligatorias ni suscripción forzosa.
• Declaración Responsable (DR): el módulo incluye la DR emitida por EasySoft satisfaciendo los requisitos del RD 1007/2023, vinculada a la instalación. Más detalle en el artículo sobre la DR.
• Auditoría previa: antes de activar VeriFactu auditamos tu instalación —versión, medidas de inalterabilidad, extrafields, QR, certificado y configuración— para detectar problemas antes de que la AEAT lo haga.
• Firma y envío a la AEAT: al validar una factura, la firma con tu certificado y la envía (modo Pruebas o Producción), genera el QR en los PDF estándar y muestra si cada registro fue aceptado o rechazado.
• Compatible con TakePOS para facturar desde el punto de venta.

Los plazos aplicables en España para cada tipo de obligado están en el artículo de plazos y la página de VeriFactu para Dolibarr explica el producto al completo.