Declaración Responsable VeriFactu: qué es, quién la emite

La Declaración Responsable VeriFactu es el documento con el que el fabricante de un software de facturación declara que su componente cumple los requisitos del Reglamento por el que se regulan los sistemas de facturación (Real Decreto 1007/2023, RRSIF) y la Orden HAC/1177/2024. La firma el fabricante del componente, no el usuario, y queda vinculada a una instalación concreta.

Con la llegada de VeriFactu, muchas empresas en España revisaron cómo facturaban. Y apareció una confusión habitual: la gente espera un sello oficial de la Agencia Tributaria. A día de hoy la AEAT no emite certificaciones de software. Lo regulado es la Declaración Responsable que firma quien produce y entrega el software.

Si usas Dolibarr, tu sistema de facturación suele estar formado por varias piezas: el ERP, el módulo VeriFactu y quizá algún conector. Las FAQ de la AEAT indican que lo normal es una Declaración Responsable por cada pieza y por cada fabricante. Veremos cómo se traduce eso en la práctica.

¿Quién emite la Declaración Responsable VeriFactu?

La emite el productor o comercializador del software que se usa para facturar, es decir, quien desarrolla y pone ese componente en el mercado. No la emite ni el usuario ni la Agencia Tributaria: la AEAT recibe la información de facturación y verifica los sistemas, pero hoy no certifica programas.

En el caso del módulo VeriFactu para Dolibarr, ese papel lo asume EasySoft Tech, S.L., desde Oviedo. Como productor del componente del SIF, la empresa:

• Emite la Declaración Responsable firmada con su certificado.
• La vincula a datos concretos de tu instalación: URL de instalación, versión de Dolibarr, versión del módulo y hash del módulo.

Si tu facturación se compone de más piezas de otros fabricantes, cada fabricante declara por la suya. Ese es el modelo previsto: una Declaración por componente. Dolibarr es el ERP donde el módulo se ejecuta; nuestra declaración se refiere al componente que producimos nosotros.

Un matiz importante: no firmamos declaraciones por código que no hemos escrito. Si tu instalación incorpora modificaciones de terceros o desarrollos propios, esos elementos no quedan amparados por nuestra Declaración.

¿Qué certifica y qué no?

Esto se entiende mejor con dos listas.

Lo que la Declaración Responsable del módulo sí cubre:

• Que el componente que entregamos respeta los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad que exige el RRSIF y la Orden HAC/1177/2024.
• Que la versión declarada corresponde exactamente al módulo instalado, identificado por versión y hash.
• La instalación concreta a la que va vinculada: URL, versión de Dolibarr, versión del módulo y hash.

Lo que no cubre:

• Código de terceros, parches a medida u otros módulos que convivan con el nuestro.
• La configuración y el uso: que el flujo de facturación esté bien activado, que los datos se capturen correctamente o que se respeten las versiones soportadas.
• Una certificación oficial de la AEAT, que hoy no existe como tal. El marco regulado es la Declaración Responsable.

En resumen: nosotros declaramos por nuestro componente. El estado de la instalación completa es una responsabilidad compartida, y la parte de mantenerla al día es tuya.

¿Qué pasa si actualizo Dolibarr o modifico el módulo?

Como la Declaración se emite para una instalación concreta, con versiones y hash concretos, cualquier cambio la deja desincronizada. En la práctica:

• Si actualizas Dolibarr a una versión soportada, la instalación cambia y la Declaración emitida ya no corresponde a lo que hay en el servidor. Hay que regenerarla.
• Si modificas el código del módulo o alteras la base de datos directamente, el componente ya no es el que fue declarado. En ese punto no hay nada que certificar: la instalación no cumple.

La regeneración se hace desde el propio módulo. Cuando tu instalación cambia, puedes volver a emitir la Declaración ahí mismo. Antes de emitirla, el módulo realiza comprobaciones previas de cumplimiento: si la instalación no cumple, no se emite. No hay firmas automáticas: los controles van primero.

La regla práctica: cambia la instalación, regenera la Declaración. Y no toques el código ni la base de datos por debajo del módulo.

¿Y si no contrato mantenimiento después del primer año?

Con el módulo VeriFactu de EasySoft el modelo es pago único e incluye 12 meses de soporte y actualizaciones. Cuando ese periodo termina, el módulo no se apaga: sigues pudiendo facturar y la Declaración emitida sigue siendo la de EasySoft como productor.

Lo que cambia es la cobertura: sin el mantenimiento activo no recibes nuevas versiones ni soporte. Y como el cumplimiento normativo vive en versiones soportadas, si Dolibarr publica versiones nuevas o la normativa evoluciona, tu instalación puede quedarse fuera del parque que seguimos soportando. Mantenerla conforme sigue siendo tu responsabilidad.

Por eso, cuando se acerca el fin de los 12 meses incluidos, te lo decimos sin rodeos: valora renovar para seguir recibiendo actualizaciones. Las condiciones del soporte están descritas en la página del módulo VeriFactu de EasySoft, sin letra pequeña oculta.

¿Por qué VeriFactu no está en el core de Dolibarr?

Es una de las preguntas más repetidas en los foros. La respuesta corta: VeriFactu es un requisito español, y el core de Dolibarr es un proyecto internacional y comunitario. El Reglamento y la Orden obligan a los productores de software de facturación a mantener sus componentes al día y a asumir la firma de la Declaración Responsable: un compromiso normativo, con certificados y seguimiento de cambios, que difícilmente asume un núcleo genérico.

Por eso existen los módulos especializados. Quien factura en España necesita un componente que siga la normativa de cerca, que se actualice cuando cambian los formatos y que esté respaldado por una empresa que firma su Declaración. Ese es el trabajo de EasySoft con su módulo VeriFactu: desarrollar, mantener y declarar.

Si quieres entender el marco completo desde el principio —qué es la facturación inmediata, qué regula el RRSIF y cómo encaja VeriFactu—, te recomendamos nuestro post sobre qué es VeriFactu.

Cómo tenerlo claro con tu instalación

Resumen práctico, en cinco pasos:

1. Localiza la Declaración de tu instalación y comprueba a qué URL, versiones y hash está vinculada.
2. Antes de actualizar Dolibarr, confirma que tu versión del módulo soporta la versión a la que vas a ir.
3. Cuando la instalación cambie, regenera la Declaración desde el módulo. Si no se emite, es la señal de que algo hay que arreglar antes de seguir.
4. No manipules el código ni la base de datos: cualquier retoque manual deja la instalación fuera de lo declarado.
5. Usa nuestro checklist VeriFactu para hacer la revisión sin dejarte nada.

Y si aun así te queda la duda de si tu instalación está correctamente declarada, puedes escribirnos. Preferimos decirte con claridad qué cubre la Declaración y qué no, antes que dejarte con la idea de que firmamos por cosas que no controlamos.

La información concreta del módulo VeriFactu para Dolibarr —qué incluye, cómo funciona el proceso de Declaración y las condiciones del soporte— está en la página del producto.