Amortizaciones en Dolibarr: cómo registrarlas en contabilidad

¿Necesitas registrar la amortización de maquinaria, equipos informáticos o vehículos en Dolibarr y no sabes cómo? Respuesta corta: Dolibarr no tiene un módulo nativo de inmovilizado ni de amortizaciones, y no lo necesitas: la amortización se registra como un asiento contable en el módulo de contabilidad, un asiento que lleva el gasto del ejercicio (cuentas 680, 681 o 682) contra la amortización acumulada del activo (280, 281 o 282). Si sabes qué calcular y qué cuentas tocar, es sencillo, e imprescindible para cerrar el ejercicio con cifras reales. Aquí va, paso a paso.

Qué es la amortización del inmovilizado

La amortización es la pérdida de valor que un activo —maquinaria, ordenadores, vehículos, mobiliario— sufre por el uso y el paso del tiempo. Contablemente, esa pérdida no se reconoce de golpe en la compra: se reparte entre los años de vida útil como gasto anual.

Ese gasto no es opcional: el Plan General Contable español exige amortizar el inmovilizado. Si no lo haces, el resultado se infla y el balance muestra el activo a un valor que ya no tiene.

El método más usado, y el más práctico para pymes y gestorías, es el método lineal (o de cuota constante):

Cuota anual = (Valor de adquisición − Valor residual) ÷ Vida útil (en años)

Un ejemplo: un ordenador comprado por 3.000 €, sin valor residual y con una vida útil de 5 años, se amortiza a 600 € al año (3.000 ÷ 5).

Cómo registrar amortizaciones en Dolibarr (paso a paso)

Paso 1: Calcula la cuota anual (método lineal)

Aplica la fórmula anterior a cada activo de tu inmovilizado. Dos matices:

• El valor residual es lo que estimas obtener por el activo al final de su vida útil. Si lo hay (un vehículo, por ejemplo), se resta de la base.
• Si el activo entra en funcionamiento a mitad de ejercicio, prorratea por meses: cuota anual × (meses en uso ÷ 12). Comprar en octubre no justifica un año completo de amortización.

Paso 2: Identifica las cuentas del Plan General Contable

Cada tipo de inmovilizado tiene un par de cuentas: gasto y amortización acumulada.

Concepto	Cuenta de gasto	Cuenta de amortización acumulada
Inmovilizado intangible (software, aplicaciones, patentes)	680	280
Inmovilizado material (maquinaria, vehículos, mobiliario, equipos informáticos)	681	281
Inversiones inmobiliarias (locales y edificios destinados a renta)	682	282

El gasto se debita y la acumulada se abona: el valor neto del activo es su precio de compra menos esa acumulada.

Paso 3: Registra el asiento en el módulo de contabilidad

Con la cuota calculada, entra en el módulo de Contabilidad, abre el diario y crea un nuevo asiento (busca algo como «Diario» → «Nuevo asiento»). Rellena:

• Fecha: la del cierre del ejercicio (o la del mes, si amortizas mensualmente).
• Concepto: algo identificable, p. ej. «Amortización inmovilizado material 2025».
• Líneas: un débito y un crédito por el mismo importe. Siguiendo el ejemplo del ordenador:

Cuenta	Debe	Haber
681 Amortización del inmovilizado material	600,00 €
281 Amortización acumulada del inmovilizado material		600,00 €

Dolibarr comprueba que el asiento cuadre: si debes y haberes no coinciden, no deja validarlo. Guarda el asiento y comprueba el libro mayor de la cuenta 681: el gasto aparecerá ahí. La amortización queda imputada al ejercicio.

Paso 4: Elige la frecuencia y semi-automatiza el proceso

Puedes hacer un asiento único al cierre o repartir la cuota en 12 asientos mensuales; ambas opciones son válidas, solo cambia el calendario. Y como el asiento siempre tiene la misma forma, Dolibarr permite configurar asientos predefinidos: defines el asiento una vez y lo generas cada año o mes con importes actualizados. No es un cálculo automático, pero deja el trabajo en minutos. Si prefieres que un especialista te prepare el plan de amortizaciones completo y esos asientos, puede hacerlo a medida: es algo que hacemos en EasySoft, sin inventar módulos que no existen.

Errores típicos al registrar amortizaciones en Dolibarr

• Amortizar antes de poner el activo en marcha. La amortización empieza cuando el activo está en condiciones de uso, no en la fecha de la factura: una máquina comprada en diciembre y puesta en marcha en febrero no se amortiza desde diciembre.
• Equivocar la cuenta. Confundir el gasto con la acumulada (681 frente a 281), o usar 681 para un activo intangible. El par es fijo: material → 681/281, intangible → 680/280, inmobiliario → 682/282.
• No reflejar la amortización en el cierre. Si el asiento no forma parte del proceso de cierre, el resultado queda inflado y el cierre se apoya en cifras incorrectas.
• Olvidar el valor residual. Amortizar el precio completo de un activo que al final de su vida útil aún vale algo sobrestima el gasto.
• No prorratear por meses. Un activo adquirido en septiembre solo debe llevar la parte proporcional de la cuota el primer año.

Amortizaciones y cierre contable

La amortización es una pieza central del cierre del ejercicio: se calcula y contabiliza antes de regularizar el resultado y de liquidar el impuesto sobre sociedades. Si se te escapa, el cierre entero se apoya en cifras falseadas. Por eso conviene incluirla explícitamente en tu checklist de cierre: descarga nuestra checklist de cierre contable y repasa el proceso completo en nuestro artículo sobre cómo cerrar el ejercicio en Dolibarr. Para el día a día, te puede interesar este artículo sobre contabilidad española en Dolibarr.

Preguntas frecuentes

¿Dolibarr calcula las amortizaciones automáticamente? No. Dolibarr no incluye un módulo nativo de inmovilizado ni calcula la amortización por sí solo: se registra con asientos. Lo más parecido a automatizar son los asientos predefinidos; un especialista puede prepararte el plan completo si quieres dejarlo montado.

¿Qué cuenta uso para amortizar un ordenador? La 681 (gasto por amortización del inmovilizado material) y la 281 (amortización acumulada del inmovilizado material).

¿Puedo amortizar una sola vez al año, en el cierre? Sí, es lo habitual. También puedes repartir la cuota en asientos mensuales; ambas son correctas si el importe anual es el mismo.

¿Qué pasa si no registro la amortización? El resultado aparece más alto de lo que es, el activo conserva un valor contable irreal y el cierre no es fiable. Es un error habitual que aflora en la revisión del asesor o en una inspección.

¿Debo confirmar el cálculo con mi asesor contable? Sí. Valor residual, vida útil y método de amortización dependen de cada activo y de la normativa aplicable: contrasta siempre tu cálculo antes de contabilizar.

Conclusión

Registrar amortizaciones en Dolibarr no requiere módulos mágicos: requiere un cálculo claro y un asiento bien hecho en el módulo de contabilidad. Con el método lineal, las cuentas del PGC y un asiento predefinido, el proceso se convierte en minutos al año. Y si prefieres que te lo dejen montado —plan de amortizaciones, asientos y revisión del cierre—, en EasySoft ayudamos a gestorías y pymes a configurar la contabilidad de Dolibarr a medida.