Enregistrer les amortissements dans Dolibarr : le guide pas à pas

Vous devez comptabiliser l'amortissement annuel de vos machines, de vos ordinateurs ou de vos véhicules dans Dolibarr et vous ne savez pas par où commencer ? Réponse courte : Dolibarr ne dispose ni d'un module natif d'immobilisations ni d'un module d'amortissements — et vous n'en avez pas besoin. L'amortissement s'enregistre comme une écriture comptable dans le module de comptabilité : une écriture qui impute la charge de l'exercice (comptes 680, 681 ou 682) à l'amortissement cumulé de l'immobilisation (280, 281 ou 282). C'est simple dès qu'on sait quoi calculer et quels comptes utiliser — et indispensable pour clôturer l'exercice avec des chiffres exacts.

(La numérotation utilisée est celle du Plan General Contable espagnol — le PGC. Si votre société relève du plan comptable français, les équivalents sont pour l'essentiel le compte 681 — dotations aux amortissements d'exploitation — et le compte 281 — amortissements des immobilisations corporelles ; vérifiez le détail dans votre plan de comptes.)

Ce qu'est l'amortissement

L'amortissement est la perte de valeur qu'une immobilisation — machine, ordinateur, véhicule, mobilier — subit avec l'usage et le temps. En comptabilité, cette perte n'est pas constatée d'un bloc à l'achat : elle est répartie sur la durée d'utilisation du bien sous forme de charge annuelle.

Cette charge n'est pas facultative. La norme comptable espagnole impose d'amortir les immobilisations : sinon, le résultat de l'exercice est surestimé, le bilan continue d'afficher un actif à une valeur qu'il n'a plus, et les chiffres que votre expert-comptable ou l'administration examinent ne reflètent pas la réalité.

La méthode la plus répandue, et la plus pratique pour les TPE et les cabinets, est le système linéaire (dit aussi à annuités constantes). Sa formule générale :

Annuité = (Coût d'acquisition − Valeur résiduelle) ÷ Durée d'utilisation (en années)

Exemple : un ordinateur acheté 3 000 €, sans valeur résiduelle et pour une durée de 5 ans, s'amortit à 600 € par an (3 000 ÷ 5).

Comment enregistrer les amortissements dans Dolibarr (pas à pas)

Étape 1 : Calculer l'annuité (méthode linéaire)

Appliquez la formule ci-dessus à chaque immobilisation. Deux points comptent :

• La valeur résiduelle est ce que vous estimez récupérer du bien en fin de vie. Si elle existe (un véhicule, par exemple), elle se retranche de la base d'amortissement.
• Si le bien est mis en service en cours d'exercice, proratisez par mois : annuité × (mois d'utilisation ÷ 12). Acheter en octobre ne justifie pas une année complète d'amortissement.

Étape 2 : Identifier les comptes

Chaque catégorie d'immobilisation possède sa paire de comptes : un compte de charge et un compte d'amortissement cumulé (références du PGC espagnol) :

Catégorie	Compte de charge	Compte d'amortissement cumulé
Immobilisations incorporelles (logiciels, applications, brevets)	680	280
Immobilisations corporelles (machines, véhicules, mobilier, informatique)	681	281
Immeubles de placement (locaux et immeubles destinés à la location)	682	282

La règle est simple : on débite la charge, on crédite l'amortissement cumulé. Le compte d'amortissement cumulé s'accumule d'année en année ; la valeur nette du bien équivaut à son prix d'achat moins ce cumul.

Étape 3 : Saisir l'écriture dans le module de comptabilité

Une fois l'annuité calculée, ouvrez le module Comptabilité, accédez au journal et créez une nouvelle écriture (cherchez « Journal » → « Nouvelle écriture »). Complétez :

• Date : celle de la clôture de l'exercice (ou du mois, si vous amortissez mensuellement).
• Libellé : quelque chose de reconnaissable, p. ex. « Amortissement des immobilisations corporelles 2025 ».
• Lignes : un débit et un crédit du même montant. Avec l'exemple de l'ordinateur :

Compte	Débit	Crédit
681 Amortissement des immobilisations corporelles	600,00 €
281 Amortissements cumulés des immobilisations corporelles		600,00 €

Dolibarr vérifie que l'écriture est équilibrée : si les débits et les crédits ne correspondent pas, la validation est bloquée. Enregistrez l'écriture et, pour vous rassurer, consultez le grand livre du compte 681 : la charge y figure. Voilà, l'amortissement est imputé à l'exercice.

Étape 4 : Choisir la fréquence et semi-automatiser

Vous pouvez passer une écriture unique à la clôture ou répartir l'annuité en douze écritures mensuelles ; les deux sont comptablement valables, seul le calendrier change. Comme l'écriture a toujours la même forme, Dolibarr permet de configurer des écritures prédéfinies : vous définissez une fois l'écriture d'amortissement et vous la générez chaque année ou chaque mois avec les montants actualisés. Ce n'est pas un calcul automatique de l'amortissement, mais cela réduit le travail à quelques minutes. Si vous préférez confier la préparation du plan d'amortissement complet et de ces écritures, un spécialiste peut le faire sur mesure — c'est ce que nous faisons chez EasySoft, sans inventer de modules qui n'existent pas.

Erreurs fréquentes lors de l'enregistrement des amortissements

• Amortir avant la mise en service du bien. L'amortissement démarre quand le bien est en état d'être utilisé, pas à la date de la facture. Une machine achetée en décembre et mise en service en février ne s'amortit pas à partir de décembre.
• Confondre les comptes. Mélanger la charge et le cumul (681 au lieu de 281), ou utiliser 681 pour une immobilisation incorporelle. Les paires sont fixes : corporel → 681/281, incorporel → 680/280, immobilier de placement → 682/282.
• Oublier l'amortissement dans la clôture. Si l'écriture n'entre pas dans le processus de clôture, le résultat est surestimé et la clôture repose sur des chiffres faux.
• Négliger la valeur résiduelle. Amortir le prix d'achat complet d'un bien qui aura encore une valeur en fin de vie surestime la charge de chaque exercice.
• Ne pas proratiser. Un bien acquis en septembre ne doit porter qu'une part proportionnelle de l'annuité la première année.

Amortissements et clôture comptable

L'amortissement est un élément central de la clôture de l'exercice : il se calcule et se comptabilise avant la régularisation du résultat et le calcul de l'impôt sur les sociétés. S'il manque, toute la clôture repose sur des données faussées. C'est pourquoi il mérite une place explicite dans votre checklist de clôture : téléchargez notre checklist de clôture comptable et retrouvez la démarche complète dans notre article sur la clôture de l'exercice dans Dolibarr. Pour maîtriser le module au quotidien, notre article sur la comptabilité espagnole dans Dolibarr peut aussi vous être utile.

Questions fréquentes

Dolibarr calcule-t-il les amortissements automatiquement ? Non. Dolibarr ne possède pas de module natif d'immobilisations et ne calcule pas l'amortissement de lui-même : il s'enregistre par écritures comptables. Le plus proche de l'automatisation est l'écriture prédéfinie, et un spécialiste peut vous préparer le plan d'amortissement complet si vous voulez que tout soit déjà monté.

Quels comptes utiliser pour amortir un ordinateur ? Le 681 (charge d'amortissement des immobilisations corporelles) et le 281 (amortissements cumulés des immobilisations corporelles) dans le PGC espagnol.

Puis-je passer l'amortissement une seule fois par an, à la clôture ? Oui, c'est la pratique courante. Vous pouvez aussi le répartir en écritures mensuelles ; les deux options sont correctes si le montant annuel reste le même.

Que se passe-t-il si je n'enregistre pas l'amortissement ? Le résultat de l'exercice est surestimé, l'immobilisation garde une valeur comptable irréaliste et la clôture n'est pas fiable. C'est une erreur courante, qui refait surface lors de la revue de votre expert-comptable ou d'un contrôle.

Dois-je faire valider le calcul par mon comptable ? Oui, et c'est important : valeur résiduelle, durée d'utilisation et méthode sont des choix qui dépendent de chaque bien et de la réglementation applicable. Faites toujours vérifier votre calcul avant de comptabiliser.

Pour conclure

Enregistrer les amortissements dans Dolibarr n'exige pas de module miracle : il faut un calcul clair et une écriture bien construite dans le module de comptabilité. Avec la méthode linéaire, les bons comptes et une écriture prédéfinie, le processus tient en quelques minutes par an. Et si vous préférez que tout soit déjà prêt — plan d'amortissement, écritures et revue de clôture —, EasySoft accompagne les cabinets et les PME dans la configuration de la comptabilité Dolibarr sur mesure. Sans effet de manche : de la comptabilité concrète.