Suplidos en Dolibarr: cómo facturarlos sin IVA

Un suplido es un gasto que pagas en nombre y por cuenta de tu cliente (la tasa del Registro Mercantil, los aranceles de una notaría, las tasas de Tráfico) y que después le repercutes por el mismo importe, sin IVA. No es una venta tuya: es dinero que adelantas y recuperas, y en la factura va aparte, fuera de la base imponible.

Es el pan de cada día de gestorías, asesorías y talleres: pagas la tasa y se la pasas al cliente tal cual. El problema es que Dolibarr no gestiona suplidos de serie, y meterlos como una línea más deja la factura mal por dentro aunque a simple vista no se note.

Qué es un suplido y por qué no lleva IVA

Un suplido no forma parte de la base imponible de tu factura: lo dice el artículo 78.Tres.3.º de la Ley del IVA. Cuando pagas una tasa por cuenta de un cliente, ese gasto es suyo desde el primer momento; tú solo lo adelantas. Al repercutirlo no vendes nada: recuperas lo que pusiste. Sin venta, no hay operación que gravar con IVA.

Los requisitos del suplido

Para que un gasto sea suplido tiene que cumplir tres condiciones:

• Pagado en nombre y por cuenta del cliente. El gasto es suyo; tú lo adelantas.
• Justificado. Existe el documento del gasto: la tasa, el arancel, el recibo, la liquidación.
• Repercutido por el mismo importe. Sin margen, sin comisión, sin redondear hacia arriba. Si añades algo, esa parte ya es un servicio tuyo y lleva su IVA.

Y no lo confundas con un gasto repercutido: si pagas algo en tu nombre y luego lo cobras como parte de tu servicio, eso va con IVA, porque es una venta, no un suplido.

Por qué una línea al 0 % no vale

Una línea al 0 % parece un atajo cómodo, pero deja mal la base imponible y el registro de facturación.

En un Dolibarr sin módulo, cualquier línea que añadas entra en la base imponible, también una al 0 %. El importe pasa a contar como una operación tuya, infla la base y se cuela en el registro de facturación en cuanto la obligación esté en vigor (VeriFactu todavía no es obligatorio). Y no es lo mismo que «fuera de base»: una línea al 0 % sigue siendo base imponible, solo que con tipo cero. El suplido, para estar bien facturado, no puede pasar por ahí.

Cómo facturar suplidos en Dolibarr con el módulo «Suplidos en factura»

Dolibarr no resuelve esto de serie; el módulo «Suplidos en factura» de EasySoft Tech S.L. añade la pieza que falta: una magnitud propia para el suplido y una casilla para marcarlo sin tocar la base imponible.

Cómo se activa

En los ajustes del módulo, dentro del bloque avanzado, tienes la opción «Gestión de suplidos». Viene desactivada, así que si no facturas suplidos no tienes que tocar nada. La activas y la factura gana una magnitud nueva en el bloque de totales: Base imponible · IVA · Suplidos (fuera de base) · Total.

Cómo se marca la línea

La línea se crea como cualquier otra —cantidad, descripción y 0 % de IVA— y se marca con la casilla «Suplido». Nada más. Tres apuntes:

• Con IVA no hay suplido. Si marcas la casilla en una línea con IVA, el módulo bloquea la validación de la factura. Hace bien: un suplido con IVA se estaría declarando de menos.
• Cuenta contable propia. Dale al suplido una cuenta que no sea de ingresos. El suplido no es una venta y en la contabilidad no debería parecerlo.
• Si la casilla no aparece en las líneas, desactiva y vuelve a activar el módulo una vez. Con eso suele bastar.

Un ejemplo con números

Veámoslo con cifras: 100 € de honorarios por presentar un expediente y 30 € de tasa del Registro Mercantil que ya se adelantó. La factura queda así:

• Base imponible: 100 € (los honorarios).
• Suplidos (fuera de base): 30 € (la tasa).
• Total: 130 €.

La base imponible es 100, no 130. Si la tasa hubiera ido como línea al 0 %, la base aparecería inflada y el registro cargaría con 30 € que no son tuyos. El total, en cambio, sigue siendo el mismo: 130 €. Lo que cambia no es cuánto cobras, sino dónde va cada importe.

El QR y el registro: por qué el importe no cuadra

El QR lleva el importe registrado, sin el suplido, y por eso será menor que el total impreso. No hay error: es la consecuencia de que el suplido quede fuera del registro de facturación.

El registro de facturación —huella encadenada y código QR— recoge la operación que emites tú: tu base y tu IVA. El suplido no es una operación tuya, así que no entra. La factura impresa, en cambio, sí puede mostrarlo: el cliente lo ve, lo entiende y lo paga. Lo que no debe es mezclarse con tu cifra de negocio.

Cuando alguien coteje el código verá la cifra registrada, no el total con suplidos. Lo explicamos en el artículo sobre el código QR de VeriFactu en Dolibarr. Y para que el registro, la huella y el QR se generen solos al validar cada factura, está el módulo VeriFactu para Dolibarr.

Abonos, rectificativas y facturas solo de suplidos

En abonos y facturas rectificativas el suplido se mantiene fuera del registro, igual que en la factura original.

Dos avisos. Primero: una vez validada la factura, la casilla del suplido no se toca. Si el suplido quedó mal marcado, se corrige con la rectificativa que corresponda, nunca reeditando la original; el procedimiento está en Anular una factura validada en Dolibarr. Segundo: una factura compuesta solo de suplidos no valida por defecto, porque se quedaría sin base imponible. El módulo tiene una opción para permitirlo, pero cambia el criterio habitual de validación, así que conviene consultarla con nosotros antes de usarla en el día a día.

Cómo lo resuelve EasySoft Tech S.L.

EasySoft Tech S.L. desarrolla el módulo «Suplidos en factura» para que la factura diga la verdad: cada importe en su sitio y la base imponible limpia.

Tienes la página del módulo «Suplidos en factura» con lo que hace, y el manual en PDF para seguirlo paso a paso. También están el tutorial en vídeo, que repasa los suplidos de principio a fin, y la serie de tutoriales de VeriFactu en Dolibarr, con el módulo completo en funcionamiento.

Si tu caso tiene particularidades —suplidos que hay que rectificar, facturas mixtas, abonos—, cuéntanoslo por el formulario de contacto. Nos dices cómo trabajas y vemos qué encaja en tu Dolibarr.