Gestión de flota en Dolibarr: la ITV que se te pasó

Son las 8:40 de un martes. La furgoneta blanca sale del polígono con nueve entregas en la hoja de ruta y la ITV caducada desde el viernes. La gestión de flota de la empresa son tres furgonetas, una hoja de Excel y un papel pegado a la pared del almacén, debajo del teléfono del taller. La fecha estaba en el papel. Alguien lo cambió de sitio el día que pintaron la oficina y nadie volvió a mirarlo.

A media mañana suena el móvil. Un control en la autovía, la pegatina caducada, el conductor de vuelta. No hay otra furgoneta libre. Dos entregas se recolocan para el jueves, un cliente de mantenimiento se queda sin material hasta el viernes y el viaje se hace dos veces. La multa llega semanas después; la mañana perdida llegó el mismo día.

Ese es el problema real de la gestión de flota en una pyme. El dato existe; lo que falta es alguien, o algo, que lo vigile el día que toca.

Con tres vehículos esto se tapa con memoria. Con doce, con veinte o con cuarenta, la memoria no llega. Cada vehículo arrastra ITV, seguro, impuesto de circulación, revisiones y, en los que lo llevan, tacógrafo. Doce furgonetas son cerca de cincuenta fechas al año, repartidas entre un Excel, la carpeta del seguro y la cabeza de quien lleva más tiempo en la oficina.

Este artículo va de eso: de que la fecha avise antes de vencer. Los kilómetros, los repostajes y el coste por vehículo llegan en el módulo, pero sirven de poco si el vehículo está parado por una ITV vencida.

Por qué se te pasa la ITV aunque la tengas apuntada

La ITV se te pasa porque una fecha apuntada no avisa. Avisa una persona, y esa persona está cerrando el mes, persiguiendo un albarán o de vacaciones la semana que vence.

El Excel aguanta mientras alguien lo abre. El día que administración se va tres días fuera, el archivo sigue en la carpeta compartida con las mismas fechas y la furgoneta sigue en la calle. En una empresa de veinte furgonetas nadie tiene el puesto de responsable de flota a jornada completa: lo lleva quien puede, entre una nómina y una reclamación.

Los fallos se repiten. La columna del Excel guarda la fecha de la última ITV, que ya pasó, y no la de la siguiente, que es la única que importa. El seguro vive en el correo de la correduría con el recibo adjunto, y ese correo lo lee una persona concreta que un día cambia de puesto. El impuesto de circulación llega en papel al ayuntamiento que toca, y cambia de sitio si el vehículo está dado de alta en otra provincia. En los vehículos que llevan tacógrafo, ese calendario va aparte.

Y luego está el margen. La ITV no se pasa cuando te acuerdas: hay que pedir cita, y el hueco no siempre está para mañana. Enterarte un día antes es casi como no enterarte, porque el vehículo se queda quieto igual.

Qué debe controlar un software de gestión de flota

Un software de gestión de flota debe decirte qué vence sin que tú abras nada, y avisarte por correo antes de que caduque, con margen para pedir cita.

En EasyFleet cada vehículo tiene su ficha, y en esa ficha están los vencimientos que de verdad paran un vehículo: ITV, seguro, tacógrafo, impuesto de circulación y las revisiones que tú decidas. Cada uno con su fecha y su aviso por correo. Eliges correo diario, semanal o mensual, porque no es lo mismo una flota de tres furgonetas que una con delegaciones en dos provincias.

Cuando la ITV o el seguro aparecen vencidos, el vehículo queda bloqueado en el módulo. Quien reparte trabajo lo ve antes de mandarlo a la carretera, y no al día siguiente de la sanción.

Alrededor de esa ficha vive el resto: kilometraje, neumáticos por posición (la delantera izquierda gastada y las otras tres a medio uso), seguros y siniestros, repostajes, gastos y el coste por vehículo y periodo. En los repostajes, si das dos de los tres datos (litros, importe y precio del litro), el módulo calcula el tercero. El consumo real solo aparece entre repostajes completos, porque con depósitos a medias el dato no saldría. Los tramos incompletos quedan marcados para que no falseen la media.

También importa el extracto de la tarjeta de combustible, que es donde suele estar el gasto de verdad. Importar el extracto entero de golpe evita que alguien teclee el mismo dato dos veces y con dos criterios distintos.

El control de vencimientos de vehículos es la pieza que hace útil todo lo demás. El coste por vehículo sirve para decidir si esa furgoneta del 2016 sigue en la flota; si está parada porque la ITV venció, el número no llega a tiempo.

La app del conductor y la tarjeta QR no son lo mismo

La app del conductor sirve para que quien conduce apunte; la tarjeta QR del vehículo, para que quien lo encuentra consulte sus datos en la página pública. Son dos usos distintos y se confunden con facilidad porque los dos acaban en el móvil de alguien.

La app está pensada para el conductor: kilómetros, repostajes y gastos, apuntados en el momento y no el viernes por la tarde de memoria. Funciona sin cobertura, que en la práctica es lo que hace falta en un aparcamiento del polígono, en una nave con paredes gruesas o en un pueblo de la montaña donde la señal llega cuando llega.

La tarjeta se imprime y se pega en el vehículo. Quien la encuentre abre una página pública del vehículo y ve lo que tú hayas decidido mostrar: sirve para una furgoneta mal aparcada en la puerta de un cliente o para alguien que se cruza con ella en un parking. Los datos del conductor no salen nunca en esa página pública.

Cuándo EasyFleet no es lo que buscas

Cuando lo que necesitas es planificar rutas o facturar portes, este módulo no te sirve.

No calcula rutas, no optimiza el reparto y no emite facturas de transporte. Tampoco es un GPS ni un sistema de telemetría: no sabe dónde está la furgoneta ahora mismo ni cuánto ha frenado el conductor en la A-8. Sabe lo que alguien apunta en la ficha o lo que el conductor registra desde la app, y con eso calcula.

Tampoco sustituye a la gestoría ni al asesor. Las obligaciones fiscales y laborales siguen donde estaban; lo que cambia es que el dato del vehículo y su coste están a mano cuando el asesor los pide.

Si tu problema es que no sabes qué ruta montar mañana, esto no lo resuelve. Si tu problema es que la ITV de la furgoneta 7 venció el jueves y te enteraste el lunes, el módulo avisa por correo antes de la fecha para que puedas pedir cita.

La demo: verlo funcionando sin tocar tu servidor

Puedes verlo funcionando antes de decidir nada, con vehículos de ejemplo ya cargados y sin instalar el módulo en tu servidor.

Entra en la demo de EasyFleet con usuario demo y contraseña demo. Abre la ficha de una de las furgonetas, mira sus vencimientos y cambia la fecha de la ITV a ayer: verás el bloqueo del vehículo y el aviso que habría llegado antes. Después mira el anillo de gasto y el coste por vehículo de un trimestre completo, donde se ven las furgonetas que se comen el presupuesto.

Precio y cómo empezar

EasyFleet cuesta 290 € más IVA (350,90 € con IVA), en pago único, con 365 días de actualizaciones incluidas. No hay cuota mensual ni precio por vehículo.

El módulo va en la versión 1.0.2, funciona en Dolibarr 16 a 24 con PHP 7.4 a 8.5 sobre MySQL, MariaDB o PostgreSQL, y está traducido a los ocho idiomas de Dolibarr. También admite multiempresa con delegaciones, para quien lleva vehículos en más de un centro.

La página del módulo de gestión de flota tiene el detalle y el botón de compra. En la ficha de EasyFleet está el listado completo de funciones, y en la documentación (colección GUIAS PUBLICAS, DOLIBARR > MODULOS > EASYFLEET) está el manual de uso, con la parte de la tarjeta QR y la de la app del conductor.

EasySoft Tech S.L. desarrolla y mantiene el módulo, con los 365 días de actualizaciones dentro del precio. Si llevas la flota en un Excel y la última vez que miraste la fecha de la ITV fue porque algo falló, empieza por la demo y por cambiar una fecha a ayer. Así compruebas con tus propias fechas si el aviso llega con la antelación que necesitas para pedir cita.