Albaranes en Dolibarr: cómo entregar y facturar pedidos

En Dolibarr los albaranes existen, pero no llevan ese nombre: se gestionan con el módulo de Envíos (en algunas versiones o traducciones aparece como Expediciones) y se materializan en la nota de entrega, el documento que se entrega al cliente para firmar la recepción. Esta guía repasa el circuito completo, del pedido al envío y a la factura.

¿Dónde están los albaranes en Dolibarr?

En el módulo de Envíos, que en algunas instalaciones aparece como Expediciones. Dolibarr sí tiene albaranes; lo único que cambia es el nombre del documento: se llama nota de entrega.

No hay un menú llamado «Albaranes»; el concepto se cubre con los envíos: al validarlos, Dolibarr genera el PDF de la nota de entrega, el papel que se firma al recibir la mercancía.

Pedido, albarán y factura: qué es cada cosa

La cadena comercial de Dolibarr tiene cuatro eslabones: presupuesto, pedido, envío (nota de entrega) y factura. Cada uno cumple una función distinta.

Qué aporta cada documento

• Presupuesto: la oferta que envías al cliente. No compromete a nada.
• Pedido: la intención de entrega. Recoge lo que el cliente pide, no lo que ya ha salido del almacén.
• Envío (nota de entrega): documenta lo que sale del almacén y lo que recibe el cliente.
• Factura: el documento económico y fiscal. El único que sirve para cobrar y declarar.

La idea clave

El albarán no es una factura ni un documento fiscal: es el justificante de la entrega, útil para comprobar después qué se sirvió y en qué fecha.

Cómo crear una nota de entrega paso a paso

Se crea desde la ficha del pedido validado: abres la pestaña de envíos, creas uno nuevo y, al validarlo, Dolibarr genera el PDF de la nota de entrega.

Antes de empezar

Hace falta el módulo de Envíos activado y, en sus ajustes, la opción de usar notas de entrega para los envíos a clientes.

El proceso

1. Abre el pedido, ya validado, y entra en la pestaña de envíos.
2. Crea un envío nuevo y elige el almacén de origen, algo importante si trabajas con más de uno.
3. Indica las cantidades que sirves: todas las del pedido o solo una parte.
4. Valida el envío y descarga o imprime el PDF de la nota de entrega.

Los nombres exactos de los menús pueden variar según la versión y la traducción de cada instalación, así que busca el equivalente más cercano si algo no coincide: la lógica es la misma.

Entregas parciales: varios albaranes por pedido

Un pedido admite varios envíos, así que una entrega parcial no obliga a tocar el pedido ni a facturar de más.

Imagina un pedido de 100 unidades y un almacén que solo puede servir 90. Registras un primer envío por esas 90 y validas su nota de entrega; las 10 restantes quedan pendientes. Cuando llegue el material que faltaba, creas un segundo envío por el resto: cada uno tendrá su nota de entrega y su fecha. También puedes facturar lo ya entregado sin esperar a completar el pedido. En la ficha del pedido ves siempre qué se ha servido y qué falta.

¿Cuándo se descuenta el stock?

Se decide en los ajustes del módulo de Stock: descontar al validar el pedido, al hacer el envío o al emitir la factura.

Qué significa cada opción

• Al validar el pedido: el stock baja cuando el cliente pide, aunque la mercancía siga en tus estanterías. Sirve para reservar, pero aleja el inventario de la realidad.
• Al hacer el envío: el descuento ocurre cuando la mercancía sale físicamente. Es la opción que refleja la realidad del almacén.
• Al emitir la factura: el stock baja al facturar; si entregas y facturas con desfase, el inventario va por detrás de la realidad.

Cuál elegir

Para la mayoría de pymes que entregan y facturan en momentos distintos, descontar en el envío evita sustos. Si haces recuentos periódicos, en el artículo sobre inventario y ajustes de stock en Dolibarr tienes el detalle.

Facturar lo entregado

La factura se crea desde el pedido (o desde el presupuesto) y, antes de validarla, puedes ajustar las líneas a lo que se ha entregado realmente.

La factura debe reflejar la realidad de la entrega: si se sirvieron 90 de 100 unidades, facturas 90; el resto se factura cuando se entregue. Así evitas abonos posteriores, una de las formas más habituales de descuadrar la contabilidad.

Y si necesitas facturar una vez al mes todas las entregas juntas, en lugar de factura por pedido, es un escenario que se puede valorar: el flujo estándar factura desde el pedido, así que conviene revisar tu caso concreto.

Albaranes de proveedor

En las compras la lógica funciona en espejo: pedido a proveedor, recepción de la mercancía y factura del proveedor.

Registras el pedido, anotas la recepción cuando llega el material y, cuando recibes la factura, la contrastas con lo recibido. Desde la ficha del proveedor se pueden agrupar varios pedidos en una sola factura, útil cuando alguien sirve en varias entregas y factura el conjunto a fin de mes.

¿Albarán valorado o con referencias en la factura?

El PDF estándar de la nota de entrega muestra las cantidades servidas, sin precios, porque su función es firmar la recepción de la mercancía.

Si te exigen un albarán valorado, con precios y totales, o que la factura incluya el número y la fecha de los albaranes correspondientes, hay que adaptar la plantilla del documento: es personalizable, pero no sale así por defecto.

¿Van los albaranes a VeriFactu?

No. La nota de entrega no es una factura, así que no forma parte del registro de VeriFactu, que se ocupa solo de la facturación (huella y QR) y que no es lo mismo que la factura electrónica. VeriFactu todavía no es obligatorio: lo será el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto (RDL 15/2025).

Configurar bien el flujo desde el principio

Configurar bien la cadena pedido-envío-factura desde el principio evita los descuadres de stock y las facturas a medias.

Decide con calma cuándo se descuenta el stock, cómo nombras los almacenes y quién valida los envíos: decisiones pequeñas que, mal tomadas, se pagan en cada factura. En errores al implantar Dolibarr en pymes repasamos los tropiezos más habituales.

Y si prefieres no gestionar el servidor, Dolibarr en la nube gestionado es el servicio de EasySoft Tech S.L. para quienes quieren Dolibarr sin ocuparse del sistema. Si todavía dudas de si Dolibarr encaja en tu empresa, puedes descargar la guía honesta para decidir si Dolibarr encaja en tu empresa. Y si tu caso tiene particularidades —facturación mensual agrupada, albaranes valorados, entregas repartidas— cuéntanos tu caso y lo valoramos contigo.