Factures récurrentes dans Dolibarr : comment facturer chaque mois sans tout créer à la main

Vous facturez chaque mois le même service — maintenance, loyer, cotisation, abonnement ? Dolibarr peut générer ces factures à partir d'un modèle récurrent. Voici comment ça fonctionne vraiment, ce qui est automatisé et ce qui reste votre travail.

Réponses directes à votre question

Puis-je facturer automatiquement chaque mois avec Dolibarr ?

Oui. Dolibarr propose les factures récurrentes : vous créez une facture normale, vous la marquez comme récurrente et vous choisissez la périodicité (mensuelle, trimestrielle, annuelle...). Cette facture devient alors le modèle des suivantes.

Se génère-t-elle toute seule ou dois-je faire quelque chose ?

Cela dépend du cron. Avec le module « Tâches planifiées » configuré sur le serveur, Dolibarr crée la facture tout seul. Sans cron, vous devrez cliquer sur le bouton de génération à chaque période.

La facture est-elle envoyée et encaissée automatiquement ?

Non. Dolibarr crée un brouillon et s'arrête là. Valider, envoyer et encaisser restent des étapes humaines.

Qu'est-ce qu'une facture récurrente dans Dolibarr

Une facture récurrente n'est pas un objet spécial : c'est une facture normale marquée comme récurrente, avec une périodicité définie. À partir de ce moment, elle fonctionne comme un modèle : Dolibarr copie le client, les lignes de service, les conditions de paiement et les dates, puis construit la facture de la période suivante.

Pour la créer, allez dans Factures, ouvrez ou créez une facture, cochez la récurrence, renseignez les lignes (libellé, quantité, prix, TVA) et définissez la fréquence : mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle ou autre selon votre besoin. Vous pouvez aussi fixer le jour exact de génération et une date de fin. La facture reste enregistrée sans validation, comme modèle actif.

Comment la facture suivante est générée

Sur la fiche de la facture récurrente active, vous verrez les options de récurrence : le bouton qui génère la facture suivante — « Générer la facture récurrente » ou équivalent selon la version — et le choix de la date de génération. Si le cron est actif, ce processus se déclenche tout seul à l'heure prévue ; sinon, vous le lancez vous-même quand il le faut.

La facture générée naît toujours en brouillon : personne ne la valide, ne l'envoie ni ne la comptabilise tant que vous ne l'avez pas fait.

La vraie automatisation : le module « Tâches planifiées » (cron)

La récurrence seule n'enclenche rien : le système doit vérifier régulièrement s'il est temps de générer une facture. C'est le rôle du module « Tâches planifiées » de Dolibarr, qui exécute des tâches à intervalles réguliers via un cron ou un webcron. En clair, un cron est un service du serveur qui exécute des commandes automatiquement à des heures précises.

Pour une génération automatique, il vous faut :

• Le module « Tâches planifiées » activé dans Dolibarr.
• Une URL de cron (ou la commande correspondante) configurée sur le serveur et accessible depuis celui-ci.
• Un cron qui tourne chaque jour — ou à la fréquence choisie — avec les permissions nécessaires pour créer des factures.

Sans cron, la récurrence existe toujours, mais la facture n'est créée que lorsque vous cliquez sur le bouton manuellement. C'est la différence entre « ça facture tout seul » et « ça facture quand tu t'en souviens ».

Contrats et abonnements : les modules pour les services récurrents

Pour les services qui durent dans le temps, Dolibarr propose deux modules complémentaires :

Contrats. Ils enregistrent qu'un client a un service actif : dates de début et de fin, conditions et alertes d'échéance. Vous pouvez lier les factures récurrentes à un contrat, afin que chaque facture générée reste rattachée à ce service.

Abonnements. Ils sont conçus pour les paiements périodiques type cotisation ou abonnement : vous définissez la fréquence et les factures récurrentes en découlent, avec alertes d'échéance et de renouvellement.

Lequel choisir ? Pour contrôler quand un service commence et se termine et recevoir des alertes avant son expiration, le contrat apporte ce contexte. Pour un cycle de facturation répété, l'abonnement ou la facture récurrente suffit.

Erreurs courantes et comment les résoudre

« J'ai configuré la récurrence mais rien ne se génère tout seul. » C'est la question la plus fréquente. Vérifiez que le module « Tâches planifiées » est activé, que l'URL du cron est correcte et accessible depuis le serveur, que le cron dispose de permissions suffisantes et que la facture récurrente est toujours active et dans sa date de fin.

« La facture apparaît mais reste en brouillon. » C'est normal, ce n'est pas un bug : valider, envoyer et encaisser restent des étapes humaines, et relire le brouillon avant de valider est la bonne habitude.

« Ma périodicité est irrégulière. » Si vos factures ne suivent pas une cadence fixe (un mois oui, deux non ; vacances ; mois sans service), la récurrence n'est pas l'outil idéal : générez le brouillon quand il le faut et modifiez-le, ou déclenchez le modèle manuellement quand vous en avez besoin.

« Le montant change chaque mois. » Ici, la facture récurrente vous aide quand même : le brouillon part des montants du modèle et vous ajustez les lignes avec la consommation réelle (quantités, prix) avant de valider. Vous économisez toujours le travail de créer la facture de zéro.

Quand les factures récurrentes valent la peine

Pour tout service périodique : maintenance, loyer, téléphonie, cotisations, hébergement, logiciels en abonnement.

Le temps gagné est approximatif et dépend de chaque entreprise, mais si vous facturez chaque mois plusieurs services fixes, ne plus les créer un à un représente souvent un gain notable : ce qui prenait des minutes à copier lignes, prix et dates devient une simple relecture de brouillons. Nous ne vous donnerons pas de chiffre précis, car chaque cas est différent et nous préférons ne pas inventer de promesses.

Bonnes pratiques

• Relisez chaque brouillon avant de valider : client, lignes, montants et conditions de paiement.
• Tenez à jour le catalogue de services de Dolibarr : les brouillons sont construits à partir du modèle.
• Raccordez les factures récurrentes aux commandes ou aux contrats si nécessaire, pour garder la traçabilité.
• Une fois par mois, passez en revue les factures récurrentes actives : désactivez celles qui ne correspondent plus et mettez à jour celles qui ont changé.
• Associez la récurrence à une bonne gestion des encaissements, pour ne pas perdre de vue les échéances et les impayés.

Rappelez-vous aussi que toute facture validée doit respecter la réglementation fiscale qui s'applique à vous : en Espagne, si vous émettez des factures électroniques, tenez compte des exigences VeriFactu ou de la facturation électronique quand elles s'appliquent.

Pour aller plus loin

Si votre facturation se termine à la banque, notre solution de gestion des encaissements pour Dolibarr est conçue pour suivre les échéances, les relances et les impayés. Vous vous demandez si Dolibarr correspond à votre activité ? Vous pouvez le vérifier en un instant avec notre petite liste de contrôle. Et si vous encaissez par prélèvement bancaire, notre blog explique comment préparer des prélèvements SEPA directement depuis Dolibarr.