Digitalizar documentos en Dolibarr: del papel a la ficha

Para digitalizar documentos en Dolibarr hay que capturar el papel (con la cámara o con el escáner) y guardar el PDF en la ficha correspondiente.

Eso es lo que hace EasyScan, el módulo de EasySoft Tech S.L.: lleva la digitalización al propio ERP, sin pasos intermedios por el escritorio ni por carpetas sueltas. Con el botón «Digitalizar» de la pestaña Documentos —o el botón flotante del resto de pestañas— el PDF acaba en la ficha del tercero, de la factura o del albarán.

Por qué el papel acaba en un cajón

En una pyme el papel no desaparece por un fallo: se acumula por rutina. La factura de proveedor se deja encima de la mesa «para meterla luego», el albarán firmado acaba en una carpeta detrás de la puerta y los tickets de gastos van a parar a una caja.

El problema aparece cuando alguien pide un documento: la gestoría reclama una factura concreta, un cliente pregunta por un albarán de hace meses o hay que reconstruir un gasto que no cuadra y toca rebuscar entre montones de papel.

Qué cambia cuando digitalizas dentro de Dolibarr

Digitalizar documentos en Dolibarr significa que el documento deja de ser un archivo suelto y pasa a la ficha: EasyScan guarda el PDF en la pestaña Documentos, en su carpeta y en el índice del ERP, así que se encuentra buscando desde el propio Dolibarr y no en una carpeta compartida.

Tres detalles que notarás al adjuntar documentos a una ficha de Dolibarr:

• Permisos: el botón solo aparece para quien puede añadir documentos a esa ficha, según los permisos de Dolibarr.
• Nada se sobrescribe: si el nombre del archivo coincide con uno existente, el módulo añade un sufijo y conserva los dos.
• Sin dar rodeos: no hay que bajar el fichero al escritorio para volver a subirlo; capturar y guardar ocurre en la misma pantalla.

Cómo digitalizar, paso a paso

Escanear documentos en Dolibarr no exige cambiar de hábitos:

• Pulsa «Digitalizar» en la pestaña Documentos de la ficha, o usa el botón flotante desde cualquier otra pestaña.
• Captura el papel: con la cámara, que detecta el documento en vivo (marca las esquinas, avisa si falta luz y captura sola cuando la hoja está quieta), o con el escáner de Windows o de red por IP, con doble cara real o manual. El conector se descarga desde el propio módulo.
• Revisa y ordena: recorte y enderezado automáticos, editor de esquinas si hace falta y acabado «Documento nítido» (papel blanco, tinta negra, sellos y firmas en color). Si has escaneado un lote, puedes separarlo por código QR o de barras, por hoja en blanco o cada cierto número de páginas; las hojas en blanco se apartan solas.
• Guarda: el PDF queda en la ficha, como un PDF por documento o una página por archivo (PDF o JPG).

Bandeja de digitalización y carpeta vigilada

• Bandeja de digitalización: si no quieres elegir ficha en el momento, escaneas y repartes después cada documento con «Asignar a una ficha».
• Carpeta vigilada: si tu escáner o multifunción solo sabe «escanear a carpeta», un conector sube a la bandeja de digitalización cada PDF, JPG, PNG o TIFF que aparezca; los procesados se mueven a una subcarpeta y los fallidos a otra con el motivo.

Qué se puede digitalizar y dónde queda

El botón «Digitalizar» está disponible en hasta 28 tipos de ficha: terceros, contactos, presupuestos, pedidos, facturas, facturas y pedidos a proveedor, productos, proyectos, expediciones, recepciones, contratos, intervenciones, tickets, informes de gastos, usuarios y cuentas bancarias, entre otros. Qué tipos están disponibles depende de la versión de Dolibarr.

El destino es siempre el mismo: la pestaña Documentos, junto al resto de documentación de la ficha. Ahí conviven el albarán firmado, el contrato digitalizado y la factura de proveedor.

Y el texto del PDF se puede buscar: el OCR se ejecuta en el navegador, así que el contenido se puede buscar y copiar; las imágenes se procesan en el equipo y al servidor solo llega el fichero final.

Digitalizar no es lo mismo que extraer datos

Conviene no mezclar dos pasos que se complementan:

• Digitalizar es conseguir que el documento esté: el papel se convierte en un PDF buscable que vive en la ficha y se puede consultar desde Dolibarr.
• Extraer datos es ir un paso más allá: que los importes, las fechas o las líneas de una factura de proveedor entren solos en el ERP como datos estructurados.

EasyScan cubre lo primero. Para lo segundo, el OCR de facturas de proveedor tiene su propia página de producto, y en el blog explicamos cómo se procesan facturas de proveedores con OCR. Los dos enfoques son compatibles: primero el documento, después los datos.

Preguntas frecuentes

¿Se puede escanear desde el móvil a Dolibarr?

Sí. La cámara detecta el documento en vivo, marca las esquinas y captura sola cuando la hoja está quieta; el PDF se guarda en la ficha que elijas.

¿Necesito un escáner especial?

No: para escanear documentos en Dolibarr sirve la cámara del móvil o la webcam, o cualquier escáner de Windows o de red por IP, con doble cara real o manual. EasyScan funciona con Dolibarr V10 a V24 y PHP 7.0 a 8.4.

¿Dónde queda el PDF?

En la pestaña Documentos de la ficha, en su carpeta y en el índice de documentos de Dolibarr. Así, adjuntar documentos a una ficha de Dolibarr no exige mover archivos a mano ni volver a subirlos.

¿Se puede buscar texto dentro de un PDF escaneado?

Sí. El OCR se ejecuta en el navegador y el texto queda disponible para buscar y copiar en el PDF; al servidor solo llega el fichero final.

¿Y si mi escáner solo escanea a una carpeta?

Lo resuelve la carpeta vigilada: un conector sube a la bandeja de digitalización cada PDF, JPG, PNG o TIFF que aparezca, y después repartes cada documento con «Asignar a una ficha».

En resumen

Digitalizar documentos en Dolibarr con EasyScan no cambia tu forma de trabajar: cambia dónde acaba el papel. Las facturas de proveedor, los albaranes firmados y los contratos pasan a estar en la ficha, con su PDF buscable y los permisos que ya tienes configurados.

En EasySoft Tech S.L. hemos creado EasyScan con esa idea: que el escaneo acabe en la ficha, no en una carpeta. Tienes los detalles del módulo en la página de EasyScan y, para sacarle más partido a los datos, la guía de OCR de facturas en 10 pasos es el siguiente paso.