Inventario en Dolibarr: recuento y ajustes de stock

¿Cómo hacer un inventario en Dolibarr? En resumen: creas un inventario en el módulo "Inventario", cuentas las existencias físicas, validas las cantidades y generas los movimientos de stock que ajustan las unidades a lo que hay realmente en el almacén. Aquí lo explicamos paso a paso y resolvemos las dudas más habituales de los foros: stock a cero, subalmacenes, pedidos anulados y errores a evitar.

¿Qué es un inventario en Dolibarr?

Un inventario es el recuento físico de las existencias: contar lo que hay en el almacén y compararlo con lo que Dolibarr tiene registrado. Es la forma de saber si el stock del sistema cuadra con la realidad.

En Dolibarr, el inventario funciona como un documento: se crea para uno o varios almacenes y un rango de productos, se anota la cantidad contada de cada uno y el sistema calcula la diferencia con el stock registrado. Esa diferencia es la base del ajuste.

¿Qué es un ajuste de stock?

Un ajuste de stock es un movimiento de stock que corrige las existencias sin pasar por una compra, una venta o un envío. Si hay menos unidades de las registradas, resta; si hay más, suma.

Un movimiento de stock es cada apunte que suma o resta unidades de un producto en un almacén: entradas de compra, salidas de venta, traspasos o ajustes. El inventario es el documento que justifica los ajustes.

A diferencia de un pedido o una factura, el ajuste no va ligado a un documento comercial: hazlo siempre sobre un inventario validado, no "a mano" y sin rastro.

¿Cómo se prepara el recuento?

La mitad del trabajo se hace antes de contar:

1. Cierra lo pendiente: valida los envíos sin procesar y revisa pedidos entregados sin salida de stock.
2. Define el alcance: todo el almacén o por zonas. Si vendes online, decide si cuentas también el stock de la tienda virtual.
3. Prepara el conteo: plantillas o la lista de productos con su stock, y asigna zonas a cada persona.
4. Congela los movimientos: evita ventas, devoluciones y traspasos; si no, anota todo lo que entre o salga.

¿Cómo se crea y se valida un inventario?

1. Crear el inventario: en el módulo "Inventario" de Dolibarr, define el almacén, la fecha y el rango de productos.
2. Anotar el recuento: introduce la cantidad contada de cada producto en su almacén.
3. Revisar las diferencias: busca la explicación de cada desajuste (una venta sin registrar, un traspaso pendiente).
4. Guardar el recuento: no avances sin guardar.
5. Validar el inventario: la validación cierra el recuento y calcula los ajustes.
6. Generar los movimientos de stock: aquí cambia el stock de verdad; las diferencias se convierten en entradas o salidas.

Una diferencia pequeña repartida en varios productos es normal; una grande en uno solo delata un error de conteo.

¿Cómo se genera el ajuste de stock?

Al generar los movimientos, Dolibarr crea una entrada o salida de ajuste por cada producto con diferencia, en su almacén y con el recuento como motivo. Las unidades pasan al historial del producto.

Si querías dejar un producto a cero (roturas, caducidad, mermas), el ajuste hace lo mismo: unidades a cero y motivo documentado.

¿Cómo ver e imprimir el stock a fecha?

Desde el módulo "Stock" consultas el stock actual de cada producto y almacén, y el historial de movimientos. Esa lista permite reconstruir el stock a una fecha concreta, útil para el recuento anual o para localizar el origen de un desajuste.

También puedes imprimir o exportar la lista de productos con su stock para contar sobre papel.

¿Qué pasa con los almacenes y subalmacenes?

Cada almacén tiene su propio stock: no existe una cifra global única. Y algo que suele despistar: el stock de un almacén padre no se suma automáticamente al de sus subalmacenes, ni al revés; cada nivel se gestiona por separado.

Consecuencia práctica: si tienes un almacén principal y subalmacenes, recuenta cada uno y el ajuste solo afecta al almacén del inventario. Si cuentas en el equivocado, o solo en el padre ignorando lo que hay en los hijos, el stock seguirá descuadrado.

¿Por qué al anular un pedido no vuelve el stock?

Es de las preguntas más repetidas y la explicación es sencilla: en Dolibarr el stock se mueve con los movimientos de stock, no con los documentos comerciales. Un pedido, aunque esté validado, no resta unidades por sí solo; la salida se registra con el envío, cuando la mercancía sale realmente.

Por eso, anular un pedido o una factura no devuelve las unidades automáticamente: si la mercancía ya salió, hay que gestionar la devolución (una devolución de mercancía o un ajuste que documente la entrada). Si anulas antes, no hay stock que devolver.

¿Cómo afecta el ajuste a la contabilidad (valoración de existencias)?

El stock no son solo unidades: también tiene valor. Dolibarr valora las existencias con el precio medio ponderado (PMP): el coste medio de compra del producto, recalculado con cada compra según su cantidad.

La valoración de existencias es el valor económico del stock (unidades por su coste medio). Al ajustar unidades, ese valor cambia y, si llevas la contabilidad en Dolibarr, el cambio llega a ella. Un inventario bien documentado las mantiene en coherencia. Si te interesa el lado contable, tenemos una guía de contabilidad en Dolibarr.

Errores típicos y cómo evitarlos

• Generar movimientos sin guardar el recuento: en algunas versiones de Dolibarr, si editas cantidades y pulsas "generar movimientos" sin guardar antes, los cambios pueden perderse o los movimientos salir incorrectos. Guarda siempre antes de generar.
• Mirar solo el stock actual: si no cuadra con las facturas, revisa el historial; casi siempre hay un ajuste manual o un traspaso sin documentar.
• Contar en el almacén equivocado, sobre todo con subalmacenes.
• Poner a cero sin recuento: un ajuste directo sin inventario que lo justifique rompe la trazabilidad.
• Olvidar la tienda online: si vendes por internet y el stock de la tienda no está sincronizado con Dolibarr, recuento y realidad irán por separado. Lo explicamos en sincronización de stock entre WooCommerce y Dolibarr.

Preguntas frecuentes

¿Cómo pongo el stock a 0? Crea un inventario para el producto y su almacén, anota la cantidad contada como 0, valida y genera los movimientos. Queda a cero con el motivo documentado.

¿Puedo contar con la tienda abierta? Puedes, pero si entran o salen mercancías durante el conteo, descuadrará. Lo ideal es cerrar ventas y movimientos, o anotarlo todo y corregirlo al final.

¿Es lo mismo validar el inventario que generar los movimientos? No. Validar cierra el recuento y calcula las diferencias; generar los movimientos cambia el stock. Entre un paso y otro aún puedes revisar.

¿Necesito saber contabilidad? Para el recuento, no. Para interpretar la valoración y el PMP bastan los conceptos básicos; si los ajustes van a la contabilidad, mantenlos documentados.

Cómo empezar

Un buen inventario se apoya en un stock fiable y un proceso ordenado. En EasySoft ayudamos a montar y mantener Dolibarr, incluida la tienda online con stock sincronizado: preparamos los módulos, ordenamos el stock y acompañamos a tu equipo en el recuento anual.

• Módulo de tienda y sincronización con Dolibarr: si vendes online y quieres que tienda y ERP hablen el mismo idioma de stock.
• Checklist gratuita para montar tienda + ERP: para no dejarte nada por el camino al preparar inventario y tienda.