WooCommerce + Dolibarr: sincroniza pedidos y stock

¿Vendes en WooCommerce y llevas la gestión de tu negocio en Dolibarr? Entonces seguramente dedicas parte de tu semana a copiar pedidos de la tienda al ERP: crear el cliente, teclear el pedido, ajustar el stock... Es repetitivo, lleva tiempo y, sobre todo, es fácil equivocarse. Un dato mal copiado se convierte en una factura mal hecha o en un stock que no cuadra.

La buena noticia es que no tiene por qué ser así. Existe una forma de que la tienda online y el ERP hablen solos. Aquí te contamos qué significa sincronizar WooCommerce con Dolibarr, qué se puede sincronizar, cómo funciona en la práctica y qué pasa con el stock. El módulo que lo hace posible es WooDoliSync, de EasySoft Tech, y en este artículo te explicamos cómo trabaja.

¿Qué significa sincronizar WooCommerce con Dolibarr?

Sincronizar, en este contexto, significa que dos programas intercambian datos de forma automática, sin que tengas que teclearlos dos veces. Cuando algo cambia en uno, el otro se entera y se actualiza.

Pensemos en un ejemplo sencillo:

• Un cliente hace un pedido en tu tienda online.
• Ese pedido aparece solo en Dolibarr, con su cliente, sus líneas y sus precios.
• Cuando el pedido avanza en el ERP, el stock se descuenta también en la tienda.

La sincronización puede ser unidireccional (los datos viajan en un solo sentido) o bidireccional (ambos sistemas se actualizan entre sí). La segunda es la que de verdad ahorra trabajo, porque cada aplicación hace lo que mejor sabe: WooCommerce vende, Dolibarr gestiona.

¿Por qué conviene integrar la tienda con el ERP?

• Se acabó el copiar y pegar. Los pedidos entran en Dolibarr sin intervención manual.
• Menos errores. Si el dato se propaga automáticamente, no hay tecleos que fallen.
• El stock cuadra. La tienda muestra lo que realmente hay disponible para vender.
• Todo en un mismo sitio. Los pedidos de la tienda conviven con los de venta directa, con sus clientes, sus precios y sus métodos de pago.
• Menos trabajo mecánico. La rutina la hace la máquina; tú te dedicas a decidir.

¿Qué se sincroniza exactamente?

Con WooDoliSync decides qué entidades se sincronizan y en qué sentido, entidad a entidad:

• Productos y categorías: el catálogo se mantiene en ambos sitios, incluyendo productos variables y sus variaciones.
• Precios: precio normal, precio rebajado y multitarifa, para precios distintos según el cliente.
• Clientes: tanto los que se registran en la tienda como los que compran sin registrarse.
• Pedidos: cada pedido de la tienda se convierte en un pedido de Dolibarr.
• Stock: disponible para vender, con reglas de cálculo configurables (lo vemos más abajo).
• Métodos de pago: se mapean entre tienda y ERP para que cada pago se reconozca en Dolibarr.

¿Cómo funciona en la práctica?

La integración se pone en marcha en tres fases:

1. Conexión por API

WooCommerce expone una API REST para que otras aplicaciones puedan leer y escribir datos. El módulo se conecta a ella mediante claves de acceso generadas en la propia tienda y, desde Dolibarr, se configura qué sincronizar y en qué dirección fluye cada entidad.

2. Sincronización inicial por lotes

La primera vez no se copia todo de cualquier manera: se hace una carga inicial por lotes de productos, categorías y clientes. Así los dos sistemas parten de los mismos datos y el punto de partida queda limpio.

3. Sincronización automática con triggers

A partir de ahí, Dolibarr vigila sus propios eventos mediante triggers: cuando ocurre algo (un pedido nuevo, un cambio de stock, un cliente creado), el módulo reacciona y propaga el cambio. Es lo que llamamos sincronización en tiempo real: no hay que programar tareas periódicas ni pulsar ningún botón.

¿Qué pasa con el stock? El stock virtual con reglas

Esta es una de las preguntas más habituales: ¿cómo hago para que el stock de la tienda cuadre con el del ERP?

La respuesta práctica es el stock virtual. El stock real vive en Dolibarr; la tienda no publica el stock real, sino un stock calculado con reglas que tú defines. Por ejemplo:

• El stock disponible en la tienda puede ser el del almacén principal menos las reservas de otros canales.
• Puedes aplicar reglas distintas a cada tienda.
• Cuando un pedido se envía desde el ERP, el movimiento se propaga y la tienda actualiza su número.

Gracias a esto puedes tener varias tiendas WooCommerce sobre un mismo Dolibarr (multi-tienda): cada tienda muestra su propio stock calculado y la propagación entre tiendas evita vender el mismo producto dos veces.

Y la facturación, ¿cómo queda?

Una vez que los pedidos están en Dolibarr, la facturación es la del ERP: desde el pedido generas la factura y sigues tu flujo normal, con tus cuentas contables y tu modalidad de factura. Si tu negocio emite facturas electrónicas B2B, te interesará nuestro artículo sobre la factura electrónica B2B en Dolibarr: la tienda alimenta el pedido y el ERP se encarga del resto.

Preguntas frecuentes

¿Existe un módulo para conectar WooCommerce con Dolibarr? Sí. WooDoliSync, de EasySoft Tech, sincroniza productos, categorías, clientes y pedidos entre WooCommerce y Dolibarr, de forma bidireccional y en tiempo real. Puedes ver todas sus opciones en la página del módulo.

¿Cómo paso los pedidos de mi tienda a Dolibarr? Con la sincronización automática: cada pedido nuevo en la tienda se crea en Dolibarr sin que tengas que tocarlo. La primera carga se hace por lotes, para que ambos sistemas partan de los mismos datos.

¿Cómo hago para que el stock de la tienda cuadre con el del ERP? Con el stock virtual: Dolibarr calcula el stock disponible de cada tienda aplicando reglas que configuras. La tienda muestra ese número, así que solo se publica lo que hay.

¿Puedo sincronizar varias tiendas WooCommerce? Sí. Puedes conectar varias tiendas sobre el mismo Dolibarr, cada una con su configuración y su stock virtual, y con propagación de stock entre tiendas.

¿Qué pasa con los clientes que compran sin registrarse? También se sincronizan: el módulo crea el cliente en Dolibarr con los datos que deja el pedido, para que ningún pedido se quede sin su cliente.

¿Cómo sé por dónde empiezo? Antes de conectar, conviene revisar catálogo, categorías, métodos de pago y cuentas contables. Te hemos preparado una checklist para integrar tienda y ERP que te guía paso a paso.

En resumen

Sincronizar WooCommerce con Dolibarr significa dejar de copiar pedidos a mano: la tienda vende, el ERP gestiona y el stock se mantiene realista gracias a las reglas de stock virtual. WooDoliSync lo hace en tiempo real, con una sincronización inicial por lotes para empezar con buen pie y configuración entidad a entidad para que solo fluya lo que de verdad quieres.

Si te lo estás planteando, empieza por la checklist de tienda y ERP y echa un vistazo a la página de WooDoliSync para ver las opciones de configuración y el detalle de cada entidad.