Inventaire dans Dolibarr : comptage et ajustement du stock

Comment faire un inventaire dans Dolibarr ? En bref : vous créez un inventaire dans le module « Inventaire » de Dolibarr, vous comptez le stock physique, vous validez les quantités comptées et vous générez les mouvements de stock qui ajustent les unités à ce qu'il y a réellement dans l'entrepôt. Dans cet article, nous décrivons ce processus pas à pas et répondons aux questions les plus fréquentes sur les forums : comment mettre le stock à zéro pour l'inventaire annuel, comment les entrepôts et sous-entrepôts influent sur le calcul, pourquoi le stock ne revient pas automatiquement quand on annule une commande, et comment éviter les erreurs typiques.

Qu'est-ce qu'un inventaire dans Dolibarr ?

Un inventaire est le comptage physique des stocks : compter les produits présents dans l'entrepôt et les comparer avec ce que Dolibarr a enregistré. C'est la façon de savoir si le stock du système correspond à la réalité.

Dans Dolibarr, l'inventaire fonctionne comme un document : on le crée pour un ou plusieurs entrepôts et pour une gamme de produits, on saisit la quantité comptée de chacun et le système calcule l'écart avec le stock enregistré. Cet écart devient la base de l'ajustement.

Qu'est-ce qu'un ajustement de stock ?

Un ajustement de stock est un mouvement de stock qui corrige les quantités sans passer par un achat, une vente ou une expédition. Si le comptage indique moins d'unités que le stock enregistré, l'ajustement les soustrait ; s'il y en a plus, il les ajoute.

Un mouvement de stock est, en quelques mots, chaque écriture qui ajoute ou retire des unités d'un produit dans un entrepôt : réceptions d'achat, sorties de vente, transferts ou ajustements. L'inventaire est le document qui justifie les ajustements.

Contrairement à une commande ou à une facture, l'ajustement n'est pas lié à un document commercial : c'est une correction directe des existences. C'est pourquoi il vaut mieux l'établir toujours sur la base d'un inventaire validé, avec la personne responsable du comptage, et non « à la main », sans trace de la raison du changement de stock.

Comment préparer le comptage ?

La moitié du travail se fait avant de compter :

1. Clôturez les opérations en attente : validez les expéditions non traitées et vérifiez qu'aucune commande livrée ne manque de sortie de stock. Si vous laissez des opérations en suspens, le comptage ne tombera pas juste.
2. Définissez le périmètre : inventaire de tout l'entrepôt ou par zones et familles de produits. Si vous vendez en ligne, décidez si le comptage inclut le stock de la boutique virtuelle.
3. Préparez le comptage : grilles, étiquettes ou liste des produits avec leur stock, et répartissez les zones entre les personnes. Comptez dans l'ordre (par rayon ou par famille) pour ne rien oublier.
4. Gélez les mouvements : si possible, évitez ventes, retours et transferts pendant le comptage. Sinon, notez tout ce qui entre ou sort pour le corriger avant de valider.

Comment créer et valider un inventaire ?

1. Créer l'inventaire : dans le module « Inventaire » de Dolibarr, définissez l'entrepôt, la date et la gamme de produits à compter.
2. Saisir le comptage : ligne par ligne, entrez la quantité comptée de chaque produit dans son entrepôt.
3. Vérifier les écarts : Dolibarr affiche la différence entre le compté et l'enregistré. Cherchez l'explication de chaque écart (une vente non enregistrée, un transfert en attente) avant de continuer.
4. Enregistrer le comptage : ne passez pas à la suite sans enregistrer.
5. Valider l'inventaire : la validation clôt le comptage et calcule les ajustements.
6. Générer les mouvements de stock : c'est ici que le stock change réellement ; les écarts deviennent des entrées ou sorties d'ajustement.

Astuce : un écart d'une ou deux unités réparti sur plusieurs produits est normal ; un écart important sur un seul produit révèle souvent une erreur de comptage ou un mouvement non enregistré. Cherchez la cause avant de valider.

Comment l'ajustement de stock est-il généré ?

En générant les mouvements, Dolibarr crée une entrée ou une sortie d'ajustement pour chaque produit en écart, dans le bon entrepôt, avec sa quantité, sa date et son motif : l'inventaire. À partir de là, ces unités apparaissent dans l'historique du produit avec le reste des mouvements.

Si votre objectif était de mettre un produit à zéro (casse, péremption, pertes), l'ajustement fait la même chose : il laisse les unités à zéro et conserve la trace du motif.

Comment consulter et imprimer le stock à une date ?

Dans le module « Stock » de Dolibarr, vous pouvez consulter le stock actuel de chaque produit et de chaque entrepôt, et revoir l'historique des mouvements de stock. Cette liste permet de reconstituer le stock à une date donnée, ce qui est très utile pour préparer l'inventaire annuel ou pour retrouver l'origine d'un écart.

Vous pouvez aussi imprimer ou exporter la liste des produits avec leur stock pour l'emporter à l'entrepôt et compter sur papier.

Que se passe-t-il avec les entrepôts et sous-entrepôts ?

Dans Dolibarr, chaque entrepôt a son propre stock : il n'existe pas de chiffre global unique. Et un détail qui piège beaucoup d'utilisateurs : le stock d'un entrepôt parent ne s'ajoute pas automatiquement à celui de ses sous-entrepôts, ni l'inverse ; chaque niveau est géré séparément.

Conséquence pratique : si vous avez un entrepôt principal et des sous-entrepôts, le comptage se fait pour chacun et l'ajustement ne concerne que l'entrepôt de l'inventaire. Si vous comptez dans le mauvais entrepôt, ou seulement dans le parent en ignorant ce que contiennent les enfants, le stock restera faux. Vérifiez toujours dans quel entrepôt se retrouve chaque mouvement.

Pourquoi le stock ne revient-il pas quand on annule une commande ?

C'est l'une des questions les plus posées, et l'explication est simple : dans Dolibarr, le stock ne bouge pas avec les documents commerciaux, mais avec les mouvements de stock. Une commande, même validée, ne soustrait pas d'unités à elle seule ; la sortie est enregistrée avec l'expédition, quand la marchandise quitte réellement l'entrepôt.

Voilà pourquoi annuler une commande ou une facture ne rend pas les unités automatiquement : si la marchandise est déjà sortie, il faut gérer le retour (un retour de marchandise ou un ajustement de stock qui documente l'entrée). Si vous annulez avant toute expédition, il n'y a rien à rendre : le stock n'a jamais été touché.

Comment l'ajustement affecte-t-il la comptabilité (valorisation des stocks) ?

Le stock n'est pas seulement fait d'unités : il a aussi une valeur. Dolibarr valorise les stocks au coût moyen pondéré (CMP) : le coût d'achat moyen du produit, recalculé à chaque achat selon sa quantité. Si vous achetez à un prix différent, le coût moyen s'ajuste.

La valorisation des stocks est la valeur économique de votre stock (les unités multipliées par leur coût moyen). Quand vous ajustez des unités, la valeur totale change et, si vous tenez votre comptabilité dans Dolibarr, ce changement y est répercuté. C'est pourquoi un inventaire bien documenté garde la comptabilité et l'entrepôt cohérents. Si le volet comptable vous intéresse, nous avons un guide de la comptabilité dans Dolibarr.

Erreurs typiques et comment les éviter

• Générer les mouvements sans enregistrer le comptage : dans certaines versions de Dolibarr, si vous modifiez les quantités de l'inventaire et cliquez sur « générer les mouvements » sans enregistrer d'abord, les modifications peuvent être perdues ou les mouvements être incorrects. Enregistrez toujours avant de générer.
• Ne regarder que le stock actuel : si le stock ne correspond pas aux factures ou à ce que vous attendez, consultez l'historique des mouvements ; il y a presque toujours un ajustement manuel, un retour ou un transfert non documenté.
• Compter dans le mauvais entrepôt, surtout si vous travaillez avec des sous-entrepôts.
• Mettre à zéro sans comptage : laisser un produit à 0 avec un ajustement direct, sans inventaire pour le justifier, casse la traçabilité du stock.
• Oublier la boutique en ligne : si vous vendez en ligne et que le stock de la boutique n'est pas synchronisé avec Dolibarr, le comptage et la réalité vont diverger. Nous en parlons dans synchronisation du stock entre WooCommerce et Dolibarr.

Questions fréquentes

Comment mettre le stock à zéro ? Créez un inventaire pour le produit et son entrepôt, saisissez la quantité comptée à 0, validez et générez les mouvements. Le stock reste à zéro avec un motif documenté.

Puis-je compter avec la boutique ouverte ? Vous pouvez, mais si des marchandises entrent ou sortent pendant le comptage, le résultat tombera faux. L'idéal est de suspendre ventes et mouvements, ou de tout noter et corriger à la fin.

Valider l'inventaire et générer les mouvements, est-ce la même chose ? Non. Valider clôt le comptage et calcule les écarts ; générer les mouvements modifie le stock. Entre les deux, vous pouvez encore vérifier.

Faut-il connaître la comptabilité pour faire un inventaire ? Pour le comptage, non. Pour interpréter la valorisation et le coût moyen, les notions de base suffisent ; si vos ajustements remontent en comptabilité, gardez-les documentés.

Pour commencer

Un bon inventaire repose sur un stock fiable et un processus ordonné. Chez EasySoft, nous aidons à monter et à maintenir Dolibarr, y compris la boutique en ligne avec stock synchronisé : nous préparons les modules, nous mettons le stock en ordre et nous accompagnons votre équipe pour que l'inventaire annuel ne soit plus un casse-tête.

• Module boutique et synchronisation avec Dolibarr : si vous vendez en ligne et voulez que la boutique et l'ERP parlent le même langage de stock.
• Checklist gratuite pour monter boutique + ERP : pour ne rien laisser de côté en préparant votre inventaire et votre boutique en ligne.